المعايير الدولية لتقويم الوثائق: دراسة تحليلية لوضع معيار مصري

الملخص

تعد الوثائق مصدرًا رئيسيًا للمعلومات وأكثرها مصداقية لأنها تُنتج نتيجة لأداء وظائف أو أنشطة معينة، وليس بغرض أن تكون مصدرًا للمعلومات. إلا أن ظهور المؤسسات الكبيرة والمتنوعة في الاهتمامات والمجالات، وتعقد الإجراءات اللازمة لتنفيذ الوظائف والخدمات، بالإضافة إلى التطور السريع في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في أواخر القرن العشرين، أدى إلى زيادة هائلة في إنتاج الوثائق. نتج عن ذلك مشاكل كبيرة، مثل تكدس الوثائق في الإدارات بسبب ضيق المكان المتاح لحفظها، مما استدعى التخلص من الوثائق الأقل أهمية. للأسف، تتم عملية التخلص بشكل عشوائي وغير علمي، مما يؤدي إلى فقدان وثائق ذات قيمة تاريخية لا يمكن تعويضها، وحرمان الأرشيف القومي والإدارات من مصادر توثق تاريخها وأنشطتها، وبالتالي حرمان الدولة من مصادر هامة لدراسة تاريخها الإداري والتخطيط للتنمية. لذلك، من الضروري القيام بنشاط التقويم للاحتفاظ بالوثائق المهمة والتخلص من غير المهمة بناءً على معايير دولية، بهدف القضاء على الاجتهادات الشخصية والممارسات الفردية. اهتمت العديد من الدول والمنظمات بوضع معايير لإدارة الوثائق تشمل التقويم. تهدف هذه الدراسة إلى تناول المعايير الدولية لتقويم الوثائق من خلال حصرها ودراستها وتحليلها بشكل مفصل لوضع معيار مصري يتناسب مع البيئة المصرية.