النظام الآلي في مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا : دراسة حالة

 

ايفلين شفيق جبارة

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

 

المستخلص

هذه الدراسة، لتقيم نظام الأفق الآلي (Horizon system)المستخدم في مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا، حيث يعتبر نظام الأفق من أهم الأنظمة الآلية، وأكثرها استخداما في المكتبات ومراكز المعلومات.

وركز البحث على دراسة النظام من الناحية العملية، بالإضافة إلى تقييمه بموجب تطبيق قائمة لأهم المعايير التي تألفت من (194 ) معيار، للخصائص والوظائف الفرعية، والمتطلبات التي يستوجب توفرها في النظام الآلية المتكامل.

 

الاستشهاد المرجعي

جبارة، ايفلين شفيق. النظام الآليفي مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا : دراسة حالة.- Cybrarians Journal.- ع 35، سبتمبر 2014.- تاريخ الاطلاع <أكتب هنا تاريخ الاطلاع على المقال>.- متاح في: <أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية>

 

---

 

المقدمة :

فرض التطور الهائل في مجال تقنيات المعلومات على مستوى المكتبات منذ القرن العشرين استخدام النظم والبرمجيات الآلية لضبط الحجم الهائل من الانتاج الفكري، وتقديم خدمات معلومات بجودة عالية وبسرعة.

ومع هذا الوضع المتغير كان لابد من إدخال التغيرات المناسبة في أساليب العمل، حتى تصل إلى الهدف، وتحولت الأنظمة في المكتبات من مجرد أنظمة تشترك في قواعد البيانات الرئيسية للنظام مع الوظائف الفرعية الأخرى مثل:التزويد ,الإعارة ,الفهرس المتاح على الخط المباشر وضبط الدوريات والجرد وغيرها واصبح نظام مفهوم التكامل بمختلف هذه العناصر جميعا هو الذي يدعم فرصة استخدام نظام محدد او تفضيله على أنظمة اخرى. وكذلك إن التقدم التكنولوجي الذي طرأ على مكتباتنا، قد حمل بين طياته العديد من المخاطر الهامة المتعلقة بأمن وتكامل النظم الآلية للمكتبات، نظرًا لأن التطور في الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات لم يصاحبه تطورا" في الممارسات والضوابط الرقابية، كما لم يواكب ذلك أي تطور في المعرفة أو خبرا توعي العاملين بتلك المكتبات.

ومن هنا جاءت هذه الدراسة لتلقي الضوء على أحد أهم الأنظمة الآلية الحديثة المستخدمة في المكتبات ومراكز المعلومات، وهو نظام الأفق الآلي المستخدم في مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا، حيث ستتم دراسة النظام بشكل عملي في مكتبة الجامعة العربية الدولية للتعرف كافة جوانب النظام وخدماته ووظائفه الفرعية، حتى نتمكن من تحديد النواقص وتقييمه، بموجب أهم معايير النظم الآلية المتكاملة،وسنحاول إيجاد الحلول التي تخدم مكتباتنا كافة، والتي نأمل أن تساعد في سد الثغرات في نظام الأفق.

 

أهمية الدراسة:

تكمن أهمية الدراسة في كونها تتناول نمطاً جديداً من أنماط اختزان وتنظيم المعلومات وتقديم الخدمات إلى طالبيها في مؤسسات المعلومات،هذه الإستراتيجية الجديدة من أنظمة المكتبات الآلية التي تقدم خدمات عالية الجودة، وتوفر الوقت والجهد، و تتيح الاستخدام الأمثل للإمكانات والتسهيلات التي يقدمها النموذج العصري للمكتبة بتقنياتها المتنوعة في عصر التسارع المعلوماتي.

كما تأتي أهمية هذه الدراسة من كونها تعالج قضية جوهرية أساسية لاغني عنها في المكتبات ومؤسسات المعلومات،ذلك إن الأنظمة الآلية تهدف لتغيرات في بنى المكتبات بشكل جذري ينعكس ايجابيا على خدماتها ووظائفها التي تقدمها.

إضافة إلى ذلك، تنبع أهمية الدراسة من كونها تعرف بنظام الأفق الآلي المستخدم في مكتبة الجامعة العربية الدولية،إحدى أهم المكتبات الجامعية في سوريا،وتسلط الضوء على ايجابيته وسلبياته، وتقييم النظام بضوء معايير النظم الآلية المتكاملة.

 

مشكلة الدراسة:بعد الإطلاع على واقع استخدام نظام الأفق الآلي في مكتبة الجامعة العربية الدولية، تبين أن مشكلة الدراسة تكمن في وجود مشاكل في وظائف النظام الفرعية التي تنعكس سلبا على تقديم أفضل الخدمات وبالسرعة المطلوبة، حيث إن هناك مشكلة في وظيفة البحث والاسترجاع باللغة العربية وكذلك في تعدد واجهات الوظائف الفرعية.

 

بالإضافة إلى أن النظام لا يشمل نظام للموظفين بالمكتبة، وقد لا يعتبر هذا عيباً في حالة كانت المكتبة جزءًا من نظام كامل وليست مستقلة بذاتها مثل مكتبة الأكاديمية والتي يعتبر موظفيها جزء من نظام موظفي الأكاديمية، أما إذا كانت المكتبة كياناً مستقلاً بذاته كالمكتبة الوطنية مثلاً فالموظفين يعتبرون جزء من نظام المكتبة وبالتالي يعتبر ما ذكر عيباً من عيوب هذا النظام.

فروض الدراسة:يتميز نظام الأفق المستخدم في مكتبة الجامعة العربية الدولية بأنه نظام متكامل يغطي كافة الأنظمة المكتبية ولكنه يعاني من مشكلة في بعض الوظائف الفرعية بسبب:

1-  عدم القدرة على تصحيح الأخطاء الإملائية.

2-  عدم الدعم الكامل لاستخدام المصطلحات عن طريق استخدام البحث المكاني.

3-  عدم إمكانية التوجيه أثناء البحث اذا لم نحصل على أي نتائج عند البحث

4-  عدم إمكانية التعامل مع النظام من خلال واجهة واحدة لجميع النظم الفرعية.

5-  عدم حل مشكلة البحث باللغة العربية.

6-  عد توفر شاشات مساعدة باللغة العربية.

7-  عدم احتواءه على نظام فرعي للموظفين.

 

 

أهداف الدراسة:تهدف هذه الدراسة لتقيم نظام الأفق المعتمد في مكتبة الجامعة العربية الدولية حيث ركزت الباحثة ضمن هذا البحث على مجموعة من الأهداف وهي ما يلي:

1.    التعرف إلى النظام الآلي الذي تستخدمه مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا.

2.    التعرف على نظام الأفق من الناحية النظرية وميزاته وعيوبه.

3.    التعرف على نظام الأفق من الناحية العملية والصعوبات التي يواجهها العاملين.

4.    تهدف إلى تقيم نظام الأفق طبقا لمعايير النظم الآلية المتكاملة.

 

منهج الدراسة وأدواتها:اعتمدت الباحثة على استقراء أدبيات الموضوع المتاحة لتكوين الجانب النظري عن نظام الأفق،وذلك عن طريق حصر وتجميع الإنتاج الفكري المختص من خلال البحث في قائمة الإنتاج الفكري العربي في مجال المكتبات والمعلومات، والبحث في قواعد البيانات المتنوعة، والاستعانة بمحركات البحث المتوافرة على الإنترنيت، بالإضافة إلى الاطلاع على المقالات المنشورة في الدوريات المتخصصة و الاطلاع على الدراسات السابقة.

كما لجأت الباحثة إلى اتباع منهج البحث الوصفي لجمع المادة العلمية، وذلك عن طريق : مقابلة مع العاملين في المكتبة وأمناء المكتبة، لمعرفة مواطن الضعف وإيجاد الحلول لها، ومواطن القوة في النظام، وتسليط الضوء عليها للإفادة منها، كما استطاعت التعرف على كيفية استخدام النظام بشكل عملي، وملاحظة للنظام وتقيمه وآلية عمله.

 

حدود الدراسة:

- حدود مكانية :مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا.

- حدود موضوعية :دراسة نظام الأفق الآلي المستخدم في مكتبة الجامعة العربية الدولية بسوريا من الناحية العملية، ودراسة للخدمات التي يقدمها النظام، ومميزاته، وعيوبه، بالإضافة لتقييم للنظام بموجب معايير النظم الآلية المتكاملة.

 

الدراسات السابقة

1-  دراسة للباحث نوري حميد محمد بعنوان منظومة مكتبات جامعة حلب:دراسة للواقع والتخطيط لإدخال نظام آلي._ القاهرة:جامعة القاهرة،2007._(ماجستير).

تهدف هذه الدراسة إلى التعرف على واقع منظومة مكتبات جامعة حلب في وضعها الراهن والتحقق من مواطن القوة والضعف فيها، بهدف استنباط الأسس ووضع خطة مستقبلية لتحسين مستوى أداء الخدمات المقدمة في مكتبات الجامعة, والتخطيط لإدخال نظام آلي متكامل يخدم العمل المكتبي في كل جوانبه.

2-  دراسة للباحثة رندا ابراهيم بعنوان معايير اختيار النظم المحسبة المتكاملة في المكتبات إعداد إشراف أسامة السيد.- القاهرة :جامعة حلوان، 2001..(أطروحة دكتوراه).

وهي عبارة عن أطروحة دكتوراه، تناولت كيفية اختيار نظام آلي متكامل في بيئة المكتبات الجامعية ومعايير اختيار نظام آلي متكامل في المكتبات الجامعية.

3- دراسة للباحثة عفاف مصفى حامد كروم بعنوان مكتبات جامعة الخرطوم:دراسة للواقع والتخطيط لإدخال نظام آلي._ القاهرة:جامعة القاهرة،2000._( أطروحة دكتوراه).

تناولت الدراسة تحليل واقع مكتبات جامعة الخرطوم من حيث الخدمة المكتبية و النواحي الإدارية، والفنية، والبشرية، والمجموعات، بهدف التخطيط لإدخال نظام آلي في كل جوانب العمل المكتبي.

 

أولا" : مكتبة الجامعة العربية الدولية

- نشأة المكتبة في الجامعة العربية الدولية بسوريا                   تأسست الجامعة العربية الدولية سنة 2005م، حيث كانت من أوائل الجامعات الخاصة والمتطورة في سوريا, وتتكون من عدد كبير من الكليات منها الصيدلة, الفنون، إدارة الأعمال والهندسة بأنواعها وتتوافر في الجامعة العديد من المديريات التي تؤدي دورها في خدمة التعليم والإدارة، ونذكر منها مديرية إدارة موارد المعلومات التي تتولى مسؤولية الموارد المتعلقة بقضية المعلومات من حيث اختزانها وتنظيمها واسترجاعها وغيرها.  وتولي الجامعة العربية اهتمام كبيرا بمكتباتها باعتبارها من الركائز الأساسية في العملية التعليمية والبحث العلمي وتبذل جهودا كبيرة لتأمين احتياجات أعضاء الهيئة التعليمية والطلاب وغيرهم من أفراد المجتمع من أوعية المعلومات ومن بحث ومعرفة ومن كتب ودوريات ورسائل جامعية ووسائط الكترونية.وتقع المكتبة ضمن بناء مخصص للكليات في الطابقالثالث ولقد أصبحت تضم مكتبات الجامعة أكثر من 24000 كتاب مطبوع و14000 كتاب الكتروني و60 دورية علمية مطبوعة وحوالي 22900 مجلة الكترونية تبحث في اختصاصات متعددة كما تيسر لطلابها سبل الإفادة من هذه المصادر من خلال النفاذ إلى موقعها الالكتروني.

كما تعتبر الجامعة العربية الدولية ممثلة بمديرية موارد المعلومات،إحدى المؤسسات الأكاديمية السبّاقة في الاستفادة من القفزة النوعية في مجال توفير المعلومات المتنوعة عبر مكتبتها الإلكترونية على مستوى القطر، حيث وفرت هذه المكتبة لأعضاء الهيئة التعليمية وطلابها مجموعة كبيرة من الأوعية المعرفية الإلكترونية، وبأشكال وهيئات وصيغ مختلفة بهدف تعزيز العملية التعليمية بكل ما هو متطور ومناسب.

ومن أبرز المكتبات الإلكترونية التي اشتركت بها:Business Source Premier- Academic One FileDirectory of Open Access Journals (DOAJ)-وغيرها وتتبعالمكتبة نظام الرفوف المفتوحة في عرض مجموعاتها، وتستخدم المكتبة نظام تصنيف ديويالعشري في تنظيم مجموعاتها، كما تطبق قواعد الفهرسة الانجلو الأمريكية فيفهرسة موادها، و تستخدم نظام الأفق الآلي (New Horizon) في عملياتها.        وتحتوي المكتبة على ستة أقسام رئيسية وهي: قسم التزويد، قسم الفهرسة، قسم التصنيف، قسم الدوريات، المكتبة الالكترونية والمكتبة.

 

 

- خدمات المكتبة في الجامعة العربية الدولية بسوريا

من أبرز الخدمات التي توفرها مكتبات الجامعة لروادها ما يلي:

1-           الإعارة : يحق لكل طالب مسجل في الجامعة، ويحمل بطاقة جامعية سارية المفعول، ولكل عضو من أعضاء الهيئة التدريسية أو الإدارية في الجامعة، الاستفادة من خدمات الإعارة التي توفرها المكتبات بشكليها الداخلي والخارجي كما هو موضح فيما يلي :

1.             المستفيد	2.             عدد الكتب	3.             مدة الإعارة
4.             أعضاء الهيئة التدريسية	5.             10	6.             فصل دراسي واحد
7.             محاضرون وطلبة دراسات عليا	8.             8	9.             شهران
10.        الطلبة	11.        5	12.        شهر واحد

وبإمكان المستعير تجديد الإعارة لثلاث مرات متتالية ما لم تكن الكتب المعارة له مطلوبة من قبل مستفيد آخر، ويستثنى من الإعارة الخارجية بعض المجموعات التي لا يمكن إعارتها خارج المكتبة منها:المراجع العامة، كالقواميس والموسوعات والأطالس ودوائر المعارف والمجموعات الخاصة كالكتب النادرة والمخطوطات الرسائل و النسخة الوحيدة وغيرها.

2-           خدمة البحث: ويتم ذلك باستخدام أحدث البرمجيات وأكثرها تطورا في العالم، والتي تمكن الباحث من الوصول إلى طيف واسع من مصادر المعرفة المتوفرة ضمن قواعد المعلومات الإلكترونية المتاحة في مكتبات الجامعة.

3-           مطالعة: ضمن صالات معدة لهذا الغرض، تتوفر فيها وسائل البحث اللازمة.

4-           خدمة الانترنيت: توفر مكتبات الجامعة خدمة الانترنيت مجانا للطلبة، وأعضاء الهيئة التدريسية، والموظفين، بهدف استخدامها في المجالات العلمية والأكاديمية، وتعطى أفضلية الاستخدام لأعضاء الهيئة التعليمية والطلبة.

5-           الخدمة المرجعية: يقدم أمناء المكتبات للرواد خدمات البحث المرجعي، وتشمل كيفية استخدام فهارس المكتبة، وطرق استخدام المصادر الالكترونية والفهرس الآلي، وقواعد البيانات على شبكة الانترنت، واستثمار الكتب المرجعية المختلفة، والإجابة على كافة الاستفسارات المتعلقة بالخدمة المكتبية.

6-           محاضرات تعريفية : يجري من خلالها إطلاع أعضاء الهيئة التدريسية، والطلبة على ما تتضمنه من مصادر المعلومات، والتعرف على قواعد المعطيات الإلكترونية، وأساليب استثمارها في البحث.

7-           التزويد : تسعى إدارة موارد المعلومات وبالتنسيق مع الكليات، إلى إغناء محتويات المكتبات في الجامعة كما ونوعا، وذلك من خلال تأمين احتياجات طلبتها، وأعضاء الهيئة التدريسية، والموظفين من المراجع والكتب العلمية والثقافية، وبعد إجراء الأعمال الفنية اللازمة من تصنيف وفهرسة آلية، تضاف بيانات هذه المراجع إلى قواعد المعلومات، ليتمكن الجميع من البحث عنها واسترجاعها عند الحاجة.

8-           فهارس المكتبات في الجامعة : يمكن لأعضاء الهيئة التعليمية والإدارية، وطلبة الجامعة الوصول الى فهارس المكتبات، من خلال الرابط الالكتروني : www.aiu.ac.sy

 

ثانيا": النظام الآلي المتكامل الأسس والمفاهيم

النظام الآلي المتكامل هو نظام تشترك فيه كل النظم الفرعية الوظيفية في قاعدة البيانات البيبلوغرافية الخاصة بالنظام، بحيث تتم أي وظيفة على الملف البيبلوغرافي الرئيسي ،ويطلق البعض مصطلح نظام متكامل على أي من الأنظمة التي تضم اثنتين أو أكثر من الوظائف الفرعية.(1)

والنظم الفرعية Modulesهي عبارة عن وحدات منفصلة من البرامج، والتي تجمع معا لتشكل النظام الآلي، وكل نظام فرعي يقوم بالاضطلاع بوظيفة أساسية من وظائف المكتبة، كالنظام الفرعي للفهرسة cataloging Module، والنظام الفرعي للإعارة Circulation Module، الخدمات المرجعية Reference Module، الفهرس المتاح على الخط المباشر OPAC Moduleوغيرها.

والنظام الفرعي للفهرسة مطلوب لدعم إدخال البيانات، ويعتبر الفهرس المباشر في الغالب هو الفكرة الرئيسية لتجهيز النظام المتكامل، وبناء على ذلك له أهمية كبيرة،أما النظام الفرعي للإعارة فهو عادة ما يكون متكامل مع نظام الفهرسة والفهرس المباشرة، أما التزويد وضبط الدوريات فهي عمليات شائعة، ولكن غالبا يتم تجهيزهم أثناء بدء تحميل المنتج المتكامل للنظام والنظم الفرعية الأخرى يتم إتاحتهم بصورة اختيارية، ويمكن الاختيار بين النظم الفرعية لتحميلها وهذه لنظم تشمل إتاحة الانترنيت،استرجاع النصوص الكاملة،الدخول لقواعد البيانات الالكترونية وغيرها.(2)   

       

والجدير بالذكر إن هذه النظم الآلية المتكاملة أضافت تقنيات عمل وأدوات لم تكن مستخدمة، أو لم يتسع مجال انتشارها مثل: قوائم رؤوس الموضوعات وخطط التصنيف وقواعد الفهرسة في شكل الكتروني،ومن هنا أصبح أهم ما ينبغي تحقيقه في النظام المتكامل المباشر للمكتبات هو تحقيق المشاركة في المعلومات، وإتاحتها بشكل يسهل استخدامه من قبل المستفيد.(3)

ويرجع تاريخ النظم الآلية المتكاملة الأولى إلى أواخر السبعينات،وقبل هذا التاريخ كانت ميكنة المكتبة سائدة في شكل حاسبات لغرض واحد مطلوب لتطبيقات محددة،وخاصة عملية ضبط الإعارة، والتي كانت واحدة من أول تطبيقات المكتبة التي تم تحسيبها بنجاح، وخلال نهاية السبعينات وبداية الثمانينات،بدأ الموردون بعرض الفهارس المباشرة OPACباعتبارها تطورات واسعة،ومنذ منتصف الثمانينات كان قبول هذه الأنظمة يحظى باهتمام كبير.(4)

حيث أصبح النظام الآلي المتكامل قادر على توفير مقومات نظام قابل للبحث مباشرة من جانب المستفيد،كذلك نظام يمكن أن يقوم مقام فهرس المكتبة بذاته، بدلا" من إعداد مخرجات تتابعيه على أشرطة ممغنطة للحصول على فهرس في شكل ميكروفيلم أو ميكروفيش.(5)

ومن أهداف استخدامالنظم الآلية في المكتبات الجامعية: تقديم المعلومات لأكبر عدد من الباحثينوالمستفيدين، وتوفير الجهود المبذولة في العمليات اليدوية، وتوفير في الميزانية،وإتاحة الفرصة للتعاون مع أنظمة المكتبات الأخرى، والمشاركة في مجموعات المكتباتالأخرى، وتأهيل وتدريب العاملين في بيئة معلوماتية الكترونية، وإتاحة الفهرس الآليعلى الخط المباشر، وتوحيد عملية الفهرسة باستخدام الفهرسة الآلية، وإتاحة مداخلمتعددة للبحث في الفهرس الآلي، والحد من استخدام المعاملات الورقية، واستبدالهابالالكترونية.(6)

 

وتمتاز النظم الآلية المتكاملة بالعديد من المميزات التي تميزها عن النظم غير المتكاملة، والتي يمكننا إيجازها في ما يلي :

1.    إلغاء عملية تكرار الجهد لخلق وصيانة النسخ المتعددة للتسجيلات البيبلوغرافية.

2.    تقليل فرص الأخطاء عند إدخال التسجيلات.

3.    العاملون بالمكتبة والمستفيدون،يستطيعون الدخول لجمع معلومات وثيقة الصلة بالموضوع في موقع واحد، فالمستفيد من النظام المتكامل، يستطيع إن يرى التسجيلة في الفهرس المباشر، ويستطيع أيضا التعرف على حالات المادة المختلفة مثل المادة معارة أم لا، وكذلك تاريخ الإرجاع، أو إن المادة في التجليد، وغيره.(7)

 

ثالثا" : نظام الأفق Horizonالمميزات والمكونات

- التعريف بنظام الأفق :يعتبر نظام الأفق من نظم المكتبات الآلية المتكاملة المفتوحة والتي تغطي جميع العمليات الفنية الإدارية الداخلة ضمن إعمال المكتبة. وقد طور النظام نتيجة لتضافر جهود كل من شركة DYNIXو نوتيس NOTIS،الذي تم اندماجهم عام 1994 تحت اسم شركة Library Services Ameritech، حيث انه بعد اندماجهما تم الاتفاق على إصدار منتج واحد تحت مسمى نظام الأفق HORIZON. (8)

وتعتبر شركة Ameritech library services (Dynix)من الشركات الرائدة في مجال أتمتة المكتبات، حيث بدأت بتقديم نظم إدارة المكتبات المتكاملة منذ بداية الثمانيات، وتبوأت الشركة الريادة في هذا المجال من خلال تقديمها نظام المكتبات الآلي Dynix، حيث تبين الإحصائيات المنشورة، أن اميرتك لديها ما يزيد عن 35% من حجم سوق نظم المكتبات عالميا، وتقدم شركة اميرتك مجموعة مختلفة لمنتجات النظم المفتوحة باستخدام تقنية الخادم والعميل، مع مرونة في التصميم ليتناسب مع التغيرات المستقبلية.

ولقد أنتجت شركة Dynixنظام المكتبات الآلي المتكاملMarquis، باستخدام تقنية الخادم والعميل، وفي ذات الوقت كانت شركة NOTISتنتج نظام هورايزن، والمبني على فكرة الخادم والعميل أيضا"، ثم أعلنت كل من NOTIS & Dynixاندماجهما تحت اسم شركة اميرتك.

وقد تم تركيب نظام الأفق في أكثر من 95 مكتبة على مستوى العالم في مراحل مختلفة التنفيذ، ولم يأت اختيار اسم الأفق من فراغ، حيث اختارت شركةNOTIS ، هذا الاسم بعد دراسة تسويقية مستفيضة، فالأفق يعني منتج الخادم /العميل، والنظم المفتوحة الاتصالية الأكبر، مع فرصة المستفيد في الوصول إلى كم لا نهائي من المعلومات.(9)

والجدير بالذكر أن شركة سيرسي داينكس أعلنت حاليا" عن أقوى تعزيز لمنتجاتها في بيئة تقنية جديدة، حيثبنيت الشركة أفضل ما في كلا نظامي- اليونيكورن والهورايزون– وهذه البيئة أطلقت عليها الشركة الاسم الكودي "روما"، ويعتمد نظام رومافي الكثير على اليونيكورن نظام الشركة ذي الخمس والعشرين عاما"،الأمرالذي سيؤدي لتركيز الشركة للوقت والمجهود على بيئة واحدة، وبينما تأمل الشركة في أن تشكل خطوطها هذه جذبا للمستفيدين واكتساح المنافسين (10)

 

ولابد أن نشير إلى أن شركة سيرسي داينكس العالمية،التي يمثلها في المنطقة العربية شركة النظم العربية المتطورة، قامت بالتعاون مع شركة اميرتك على إنتاج نسخة من النظام تدعم اللغة العربية، حيث أجرت تعريب للنظام لتوفير نسخة عربية منه تتوافق مع الإمكانات التي توفرها النسخة اللاتينية للنظام، مع الأخذ بالاعتبار دمج النسخة العربية مع البرنامج الرئيسي بحيث تصبح ضمن النسخ المستقبلية تلقائيا لتقليل الجهد المطلوب في دعم إصدارات التحديث، ولضمان سرعة توفير النسخة العربية في حال توافر الإصدارة المنقحة من النسخة اللاتينية.

وفي نفس السياق أشارت قبلان إلى قدرة النظام على إجراء العمليات الفنية والإدارية في المكتبات وتوافقه مع المواصفات العالمية، كما إن النظام يسهل للمستفيد الوصول إلى مختلف مصادر المعلومات بسهولة ويسر، بالإضافة إلى قدرته على إجراء التعديلات على قواعد البيانات دون الحاجة لوجود مبرمجين.(11)

ويحتوي النظام على مجموعةمنالبرامج المتكاملةلعملياتإدخالالبيانات، وتدقيقها،وتعديلهاواختزانها،والبحث فيها،واسترجاعهاعلىالخطالمباشر، ويعملهذاالنظامعلىأحدثتقنياتالنظمالمفتوحة،ولدىالنظامإمكانية الارتباطبالنظمالأخرىباستخدام المواصفاتالمعياريةلتبادلالمعلومات.(12)

كما يتوافقالنظاممعمتطلباتالانتقالإلىبيئة الحاسباتالشخصية، ويعدنظامالأفقنظاماًمتكاملاًلإدارةمكتبات يضمملفاتلجميعالعمليات المكتبية، ويتكوننظامالأفقمنمجموعةمنالأنظمة الفرعيةتشمل: نظامالفهرسة،الإعارة،التزويد، ونظامالتحكمفيالدوريات،وإدارةقاعدة البيانات،ونظامالتقاريروالإحصاءات،ونظام الإعارةبينالمكتبات،وإمكانيةإتاحتهعلى الإنترنت. (13)

 

أما مميزات نظام الأفق فهي متعددة يمكننا إيجازها فيما يلي:

1-           نظام متكامل يجمعبين الخصائص الوظيفية المتطورة والمرونة والسهولة بآن واحد.

2-           متوافق بدرجة عالية معاحتياجات المكتبات الجامعية، وكذلك العامة والخاصة، ويدعم تكتلات المكتبات التي أصبحت حاجة ملحة، ضمن الظروف الحالية التي تعيشها المكتبات.

3-           النظام مصمم بشكل مجموعة من الأنظمة الفرعية المترابطة،والمتكاملة فيما بينها،وقابلة للأقلمة وفقاً لمتطلبات تدفق عملياتالمكتبة التي تعتمد النظام، وتتبادل هذه الأنظمة الفرعية المعلومات فيمابينها بحرية تامة.لذلك المكتبة التي تعتمد نظام الأفق ليست بحاجة لتوفير قواعد بياناتمخصصة للوظائف المتنوعة للنظام، أو تكرار المهام.

4-           تمتاز بيئة التشغيل بالسهولة والكفاءة اذ تجعل تطبيقات النظام، ووظائفه تظهر في نافذةعلى سطح المكتب، وتلغي الحاجةلفتح أو إغلاق التطبيقات في أماكن مختلفة من جهاز المستخدم.

5-           تخصيص وأقلمة البيئة التشغيلية لكل مستخدم بحيث يتمكن مجموعة مستخدمين من الدخول للنظام عبر جهاز واحد، وتظهر التطبيقات التي تتبع المهام الوظيفية لكل مستخدم على حدة.

6-           اعتمد نظام الأفق التصميمالمفتوح،مما يحقق مرونة عالية، ويضمن إمكان تطويره وفقاً لاحتياجات المكتبة والتغير في تدفق عملياتها

7-           يمتاز نظام أفق بعدد من الخصائص في مجال صيانة قوائم الاستناد، والإعارة، و ضبط الدوريات، والتزويد....(14)

8-           النظام مزود ببرنامج يساعد على استيراد بيانات المستعيرين من أي قاعدة بيانات إلى قاعدة بيانات نظام الأفق وهذا يفيد المكتبات الجامعية التي تخزن المعلومات في قاعدة بيانات إدارية ويمكنها من استيراد معلومات الطلاب أو الإضافة أو الحذف

9-           قدرة النظام على حصر مقتنيات المكتبات و إعادة ترتيب المواد في أماكنها الصحيحة داخل المكتبة من خلال حصر الأوعية المفقودة والمبعثرة.

10-      يمكن تخزين التسجيلات باللغة العربي واسترجاعها، فضلا عن توفر مجموعة من  البرامج المساعدة الاضافية للتعامل مع بعض خصائص اللغة العربية مثل :الالفواللام(ال) وبعض البادئات، بالاضافة لتوفير قاعدة بيانات واحدة مشتركة (ثنائية اللغة) وامكانية انشاء ملفات استناد ورموز مشتركة (ثنائية اللغة)، والبحث في النظام عن المادة او الموضوع بلغة واحدة او بكلتا اللغتين، و تحرير التسجيلة البيبلوغرافية بكلتا اللغتين.(15)

 

ويتكون نظام الأفق من مجموعة من النظم الفرعية التي تتمثل فيما يلي:

1-النظام الفرعي للفهرسة والاستناد: يتيح النظام امكانية انشاء التسجيلات االببلوغرافية وتسجيلات الاستناد، وتعديلها وتحريرها، بالاضافة الى دعم النظام استخدام معيار مارك بقوالبه المختلفة لكل من التسجيلات البيبلوغرافية، وتسجيلات الاستناد ويتم استخدام هذه المجموعة من القوالب في اثناء العرض والطباعة، بالاضافة لتواجد أشكال عرض أخرى تتاح من خلال النظام الى جانب توافر اكثر من شكل لاستمارات الإدخال، كما يتيح استخدام تقنيتي الحقول الثابتة والمتغيرة على مستوى التسجيلة الواحدة، ويتميز بوجود برامج تحويلية يمكن من خلالها تصدير تسجيلات الفهرسة والاستناد واستيرادها من نظم اخرى وتحويلها لقالب مارك(16)

حيث تجري عملية استيراد التسجيلات البيلوغرافية من خلال برنامج MARK importويستطيع المفهرس أيضا" عن طريق برنامج استيراد التسجيلات البيلوغرافية إنشاء ملفات شخصية مختلفة، لأغراض متنوعة مثلا كإنشاء ملف شخصي لتحميل التسجيلات البيلوغرافية من شبكة OCLCوغيره.(17)

2-النظام الفرعي المتاح على الخط المباشر: يعتمد هذا النظام على قاعدة بيانات مبنية على العلاقات كمحرك للبحث، فضلا عن إمكانيات التعامل مع النص الفائق كما يمكن البحث بجميع الروابط المنطقية باستخدام اللغة العربية، مع إمكانية تحديد البحث بكل من المؤلف , العنوان ,الدورية المؤتمر،رؤوس الموضوعات ,الكلمات المفتاحية ,كما يمكن التصفح من خلال النقر على محتويات بعض المداخل في اثناء عرض التسجيلة. ويتيح النظام الدخول على نظم OCLC.RLIN.على الخط المباشر، ويتاح من خلاله ايضا امكانية تعرف المستفيد على حالة الوعاء (معار- محجوز) وحالة المستفيد او تجديد الاستعارة وأيضا" خدمات تسليم الوثائق،والتعرف على قوائم المواد المضافة حديثا مع امكانية البحث في قواعد البيانات العالمية من خلال واجهة الويب، ويوجد ملف مساعد نصي باللغة العربية يمكن استرجاع محتوياته تبعا للوظيفة التي يتم التعامل معها،ويعتبر ملف المساعدة هذا مختصرا نظرا لعدم اكتمال التعريب.

3-النظام الفرعي للاعارة : يتيح النظام انشاء تسجيلات المستفيدين وتسجيلها وحذفها وتعديلها، مع ربطها بقاعدة البيانات البيبلوغرافية، والفهرس المتاح على الخط المباشر، وبقية النظم الفرعية الأخرى كما يتيح الوظائف المرتبطة باجراءات التجديد والاستعلامات وتجديد الاشتراكات ونظام خاص للاخطارات , ويمكن تحديد الوظائف التي يمكن استخدامها من قبل العاملين، وذلك عن طريق التحديد المسبق،وتعريف سياسات المكتبة بالنظام Policies definition.(كتحديد فئات المستفيدين ومستويات الاتاحة للنظام ,مدة الاعارة ومواقع المواد...الخ) ويمكن للمستفيد التعرف على حالة الوعاء، بالاضافة الى الخدمات التي تتم من خلال العاملين بالمكتبة مثل:الاعارة التعاونية ,خدمات تسليم الوثائق والاستفسارات المرجعية المحلية ,فضلا عن تجديد الاشتراكات مع اتاحة النظام لاستخدام نظام البريد الالكتروني وامكانية التعرف على حالة المواد ومواقعها واصدار التقارير الخاصة بذلك.

4-النظام الفرعي لحجز المواد : يقبل النظام حجز المواد والاجهزة والنسخ، مع امكانية التعرف الى حجوزات المواد، كذلك يمكن التعرف الى الحجوزات وفق عناصر اتاحة مختلفة.

5-النظام الفرعي للتزويد وضبط الدوريات : يغطي النظام جميع اجراءات الوظائف الادارية والمالية والبيبلوغرافية المرتبطة بتزويد المواد، إضافة لإجراءات التعامل مع الموردين واساليب الشراء والشحن والاستلام والدفع المتفق عليها بين المكتبة والمورد وغيرها من الوظائف، مع اتاحة النظام للإجراءات المرتبطة بالاعتمادات المالية ,وربط الفهرس المتاح على الخط المباشر بالنظام للتعرف الى المواد المطلوبة، كما يتاح من خلال النظام استخدام أدلة الناشرين والكشافات المتاحة على الخط المباشر.

6-النظام الفرعي للجرد: يتاح من خلال هذا النظام اعداد قوائم تفصيلية بتسجيلات النظام مع اعداد التقارير اللازمة للجرد المخزني.

7-النظام الفرعي للتقارير :يتيح اعداد تقارير تفصيلية لجميع وظائف بالنظام.(18)

- مدى مطابقة نظام الأفق للمعايير العالمية للمكتبات :

يدعم نظام الأفق مجموعة من المعايير الدولية والبروتوكولات نذكر منها المعايير التالية:

·     قوانين الفهرسة الأنجلو-الأمريكية AACR2

·     أنظمة تصنيف مكتبة الكونغرس، وتصنيف ديوي العشري، والتصنيف الدولي العشري

·     دعم تام لصيغة MARC21،مع إمكان تعريف تيجان مارك وفق الحاجة.

·     دعم لمعيارZ39.50الذي يوفر إمكان ربط النظام بمكتبات الكترونية تعتمد هذا المعيار.

·     يتمتع نظام الأفق بقدرة على التفاعل مع الأنظمة الأخرىInteroperabilityسواء من بين تطبيقات المكتبة أو غيرها. فهو يدعم مجموعة من المعايير التي تسهل الاتصال مع الأنظمة الأخرى، منها: MARC21, Z39.50 ،Open URL،TCP/IPوغيرها.

·     دعم معايير ونظم الإعارة الذاتيةSelf-Check

وأخيرا نجد أن نظام الأفق يتوافق مع المعايير المعتمدة مما يجعله قادر على التعامل بحرية تامة مع أنظمة المعلومات الأخرى ويختصر للعاملين في المكتبة الجهود اللازمة لإعدادها.(19)

 

 

 

رابعا" : لمحة عن نظام الأفق من الناحية العملية

*واجهة النظام: تتمثل الواجهة الرئيسية للنظام في الشكل رقم (1) المبين أدناه:

الشكل (1)

- هيكلية النظام : تتكون هيكلية النظام من المكونات الأساسية التالية :

أ- شريط المهام: يوجد في أعلى الشاشة ويضم :

File     Record    Edit   Action   View    Window    Help

ب - شريط الأدوات :Toolbarيوجد أسفل شريط المهام حيث يضم الأدوات المتعلقة بعمليات الحفظ والطباعة القص والنسخ وغير ذلك.

ج- شريط وظائف النظام Navigation bar:وهو الشريط الذي يتضمن كل عمليات النظام على شكل مجلدات وكل مجلد له فروع، ويتمثل شريط الوظائف في الشكل رقم (2):

الشكل (2)

 

** مكونات وظائف النظام :تتكون وظائف النظام من الوحدات التالية:

1- وحدة التزويد Acquisition: من الوحدات الهامة في عمل المكتبة حيث تهدف إلى:

1-  متابعة الطلبية المبدئية إلى الاستلام والتسديد.

2-  إمكانية معالجة عمليات الإهداء والتبادل ومكوناتها.

3-  فتح ملف للمزود يحتوي على بيانات اسم المزود، والمسؤول المباشر والعنوان.

 

الشكل (3)

وتتم ضمن وحدة التزويد الوظائف التالية المبينة في الشكل (3) :

_ ضبط الموردين:حيثتسمح وحدة التزويد بضبط الموردين من خلال تسجيلة المورد التي تعرف بالمورد،وتضم ملف للمزود يحتوي على بيانات اسم المزود، وكل المعلومات الخاصة به

_ إعداد الفاتورةinvoice: بعد إرسال الطلبات من قبل المكتبات يقوم الأفق بالعمليات التالية:

1. الطلب: لابد أن يكون هناك ملف لكل موجودات المكتبة والمعلومات البيبلوغرافية من الكتب والمواد بكافة أنواعها، ويجب الإشارة إلى تاريخ وصول الكتب إلى المكتبة.

2. متابعة الطلبات: إرسال الطلب عن طريق البريد أو الفاكس إلى مزودي الكتب وفي حال تأخر استلام الكتب يتم تحديد حقل خاص يعرف في القاعدة Claim date fieldيحدد فيه تاريخ معين لإعارة المراسلات.

3. استلام الطلبات:هناك مجموعة من الحقول تبين وصول المادة، وتبين الفواتير والأسعار.

4. إلغاء الطلبات: يتم إلغاء الطلبات إذا كانت الكتب غير موجودة، أو نفذت من مخازن الموردين ويجب وضع حقل خاص بذلك.

5. إرجاع الطلبات: في حال وصلت كتب غير مطلوبة أو تالفة في الفاتورة يتم إرجاعها.

6. إصدار الإحصاءات والتقارير: خلال فترات معينة حول المادة المستلمة والطباعة.

 

 

2- الوحدة الإدارية Administration

يتم استخدامها من قبل مدير النظام فقط حيث تحتوي على كافة التجهيزات والتعريفات والمهام التي لا يطلع عليها إلا مدير النظام ويشمل :

أ- نظام الحماية ويضم ما يلي :

1-               المستخدمين والسرية.

2-               مجموعات المستخدمين.

3-               صلاحيات الاستخدام.

ب- التعريفات والترميزات.

 

3- وحدة الفهرسة والتصنيف Cataloguing:

وهي الوحدة الرئيسية في النظام،حيث تضم

جميع التسجيلات الببليوغرافية ضمن قاعدة بيانات موحدة،كما في الشكل رقم (4):

ويدخل في وحدة الفهرسة أسماء المؤلفين، الناشرين، رؤوس الموضوعات، المزودين، السلسلة، الفئات الموضوعية الرئيسية والفرعية، ويتم إنشاء السجلات الببليوغرافية التي تضم كافة الحقول الخاصة بالوصف الببليوغرافيوتحريرها وتحديثها، بالإضافة إلى البيانات المادية لكل تسجيلة.

وكل تسجيلية تحتوي على رقم فريد خاص بها، حيث تعطي البيانات المادية لكل نسخة رقم باركود خاص مرتبط برقم التسجيلة، حيث يتم إدخال البيانات مباشرة إلى شاشات خاصة بالإدخال،كما يمكن بعد الانتهاء طباعة لصاقة لوضعها على كعب الكتاب.

      الشكل (4)

 

كما يمكن من خلال وظيفة الفهرسة والتصنيف الفرعية،إجراء كل العمليات الخاصة بالتسجيلات من إنشاء تسجيلة جديدة – تحرير التسجيلات – حفظ بعد التعديل.

ويمكن استعراض التسجيلة بقالب مارك الاستنادي، المبين في الشكل (5) ، حيث يتبين جزء من تسجيلة مارك،التي تتضمن حقول الوصف البيبلوغرافي والبيانات المادية، ما عدا الحقل الخاص ببيانات النشر:

الشكل (5)

4 - وحدة خدمات الإعارة Circulation:تتيح هذه الوحدة تسجيل ملف المستعير وبيانات الشخصية، وبياناته الإدارية، والتسديدات، والإعفاءات، و تصنيف المشتركين إلى عدة تصنيفات مثل طالب، موظف، وغير ذلك.

كما يُسمح من خلال هذه الوحدة أيضا" تجديد إعارة المادة إذا لم تكن محجوزة من قبل آخرين، بعد احتساب عدد أيام التأخير، وغرامة التأخير وترصيدها إلى مالية المشتركين.       وهي مبينة في الشكل رقم (6):

الشكل (6)

وتتم في قسم الإعارة العمليات التالية:

أ- إعارة الأوعية:وتعتبر هذه الوظيفة من الوظائف الرئيسية التي تحصل في قسم الإعارة، حيث يتم باستخدام قلم الباركود قراءة بطاقة المشترك،وكذلك يتم إدخال رقم الباركود للمادة فتظهر مباشرة بياناتها الأساسية،وفيما إذا كانت خاضعة للإعارة ومدة الإعارة والتاريخ المتوقع للإرجاع.  

وتتم عملية الإعارة بإنشاء ملف جديد وإضافة معلومات عن الكتاب،وعن المشترك من حيث تاريخ الإعارة ونوع المستعير (طالب – موظف – أستاذ)، بالإضافة إلى حقل للغرامات والحجوزات وغيره.

ب- الاستدعاء:يستطيع العاملون طلب استدعاء وعاء تمت إعارته، وهناك حاجة لاسترداده قبل تاريخ رده، فيتم طلب الكتاب، و يرسل إشعارا لمستعير ذلك الكتاب لطلب الكتاب منه مع بيان سبب استدعاء الكتاب والتعليقات وتاريخ الرد للوعاء.

ج- الغرامات:يقوم النظام بإدارة الغرامات كل يوم وكل ساعة بشكل آلي، حيث تتسبب العقوبات في منع المستفيد من الإعارة، وتتم عادة هذه العقوبة للمواد المتأخرة، وبالنسبة لسياسة مكتبة الجامعة فلقد تم تحديد الغرامة عن كل يوم تأخر 25 ل س.

د- رد الأوعية:تحتاج إرجاع المادة المعارة من المكتبة، قراءة رقم الباركود المميز للكتابباستخدام قلم الباركود، فتظهر بيانات الإعارة بالإضافة إلى عدد أيام التأخير وغرامات التأخير التي يحتسب قيمها بشكل آلي.

ه-الحجز:تنبه هذه الوظيفة المسئولين في المكتبة إلى النقاط التالية:        

1.    تنبيه العاملين في المكتبة إلى أن الوعاء تم طلبه.

2.    إصدار إشعار يمكن إرساله عن طريق البريد الالكتروني إلى المستعير.

3.    يغير حالة الوعاء إلى الحجز كما يحدد تاريخ انتهاء الصلاحية.

4.    يمكن المسؤولين عن نظام الإعارة إلغاء الحجز.

و- عملية الجرد:هي إحدى العمليات الموجودة بنظام الإعارة الفرعي،والتي تمكن من عملية الجرد الآلية، وتتم عملية الجرد عن طريق مسح رقم الباركود من على الكتاب واحد تلو الآخر، للتأكد من وجوده، وتظهر البيانات البيبلوغرافية، وعدد النسخ والسعر، وهل هو معار أم غير معار، والمؤلف وتصنيف الكتاب وغير ذلك.

م-وظيفة تخصيص مستخدم patron record: هي الوظيفة التي تتيح تحديد اسم مستخدم لكل مستفيد وكلمة سر للدخول إلى قاعدة البيانات، والاستفسار عن حركة الإعارة، وتجديد الإعارة، عن طريق الفهرس المتاح على الخط المباشر في أي وقت.

- مزايا وعيوب نظام الإعارة الفرعي :يفيد نظام الإعارة في التنبيه للجوانب التالية:

1.  معرفة المستعير الذي لديه التزامات معلقة (block)أي الغرامات المالية.

2.  معرفة الوعاء الذي طلبه مستعير آخر من قائمة الانتظار وانتهاء صلاحية بطاقة الاشتراك.

3.  فرض الغرامات المالية بشكل آلي و تنفيذ طلبات الحجز آليا.

4.  إصدارات إيصالات إعارة مطبوعة.

5.  القيام برد الأوعية وحساب تواريخ رد الأوعية آليا حسب نوع كل فئة من المستعيرين.

6.  تجديد الإعارة آليا بالفهرس الآلي المتاح على الخط المباشر حسب سياسة المكتبة.

لكن عيوب وحدة الإعارة هي عدم احتواء وظيفة الجرد على تقارير لتحديد النسبة المئوية للتالف أو الفاقد وغيره.

 

5:وحدة البحث في الفهرس العام Searchingتوفر هذه الوحدة خدمات البحث في حقول متعددة وتتمثل في الشكل رقم (7) :

       الشكل (7)

 

ويمكن إجراء بحث متقدم وذلك بإدخال معلومات في واجهة البحث عن شكل الوعاء ( أطلس – كتاب- سي دي – ملف كومبيوتر وغيره) واختيار الكلمة المفتاحية للبحث عنها سواء (اسم المؤلف – العنوان – الموضوع –رقم الباركود وغيره)