نظام الأرشيف الإلكتروني المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية. 2

نرمين إبراهيم اللبان

مدرس مساعد، قسم المكتبات والمعومات

جامعة الأسكندرية، مصر

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

الاستشهاد المرجعي

اللبان، نرمين إبراهيم. نظام الأرشيف الإلكتروني المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية. 2  .- Cybrarians Journal.- ع 27، ديسمبر 2011 .- تاريخ الاطلاع >أكتب هنا تاريخ اطلاعك على البحث<.- متاح في: >أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية<

الجزء الأول من الدراسة

ثانياً. تحليل لبرنامج أرب دوكس Arab doxو برنامج  دوكس4 الأنتربرايز   Docx4 Enterprise

   تتقارب نظم وبرامج الأرشفة الإلكترونية المتاحة حالياً فى السوق فى خصائصها وسماتها , وعلى وجه العموم ينبغى أن يتوافر فى النظام المقترح الخصائص التالية:

-         سهل التطوير والتحديث.

-         الدعم الفني الجيد بعد التركيب.

-         يفي باحتياجات المؤسسة

-         لا يحتاج لكثير من التدريب.

-         التعامل مع جميع أنواع الملفات.

-          دعم اللغة العربية[1]

-         يدعم حفظ الفاكسات الواردة.

-         التعامل مع قواعد البيانات.

-         يدعم برامج الصور والرسومات.

-         دعم أكبر عدد من وسائط الحفظ.

-         يدعم المسح الضوئي.

-         دعم أرشفة الوسائط الأخرى.

-         يدعم امتداد الملفات المتنوعة.

-         دعم البريد الإلكتروني.

-         دعم استرجاع البيانات التالفة.

-         قدرة على حماية الوثائق.

-         البحث الهيكلي.

-         يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل.                

-         دعم البروتوكولات العالمية المشهورة.

-         دعم تقنية الشبكات.                   

-         دعم خاصية مراحل سير العمل.

-         التكامل والاندماج مع نظم أخرى.

-          قدرة على تقديم التقارير .                       

-         دعم الدخول عن بعد للنظام.

-         يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول.

-         الدخول المتعدد لأكثر من مستخدم في وقت متزامن .

-         دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك[2].

   وقد وقع اختيار الطالبة على عرض برامج أراب دوكس Arab doxوبرنامج دوكس4 الأنتربرايز Docx4 Enterpriseللأسباب التالية التالية:-

1-  أن يكون عربى النشأه.

2-انتشار استخدامه فى كثير من المؤسسات الحكومية والشركات الخاصة بأنحاء الوطن العربى بمختلف القطاعات تعليمية وطبية وأمنية وإدارية ...إلخ ).

3-  أن يتمتع بخاصية دعم  اللغة العربية.

برنامج أراب دوكس

      يعد برنامج أراب دوكس Arab dox  من إصدارات  شركة صخر التى تأسست عام 1982م وهى رائدة تطوير الجيل الجديد من تقنيات المعالجة الطبيعية NLP= Natural language processing   للغة العربية. وقد أحدثت تطوير فى تقنيات اللغة العربية فى مجالات الكلام والترجمة الآلية والبحث والقارئ الآلى .لها فروع كثيرة فى الدول العربية وأمريكا وأوربا

الجهات المستخدمه له :-الجمارك المصرية وجامعة الدول العربية ووزارة الدفاع العمانية       والجامعة اللبنانية...إلخ.

سمات البرنامج:-

نوع النظام :-نظام لإدارة الوثائق وتدفق العمل .

المنشأ:-برنامج تجارى عربى النشأه .         

اللغات التى يدعمها :-يدعم ثلاث لغات لواجهة الاستخدام ( العربية والإنجليزية والفرنسية )

الصيغ التى يدعمها :- يدعم العديد من الصيغ مثل XML PDF, TXT ,XLS,doc

نظم التشغيل التى يعمل من خلالها خادم  Server نظام أراب دوكس:-  نظم التشغيل Win 2000/NT

دعم البروتوكولات العالمية :-يدعم نظام أراب دوكس بروتوكولات KOFAX,ISIS,TWAINللمسح الضوئى.  

الخصائص الأمنية المزود بها النظام :- يحقق نظام أراب دوكس درجة كبيرة من الحماية من خلال:-

- يستخدم النظام قائمة التحكم فى الإتاحة[3] ACL= Access Control List

- خاصية الإخفاء :- يتيح النظام إمكانية إخفاء أجزاء من الوثيقة عن بعض المستخدمين وإتاحتها للبعض الأخر.

- يدعم ويتيح سبع مستويات من السرية :- متاح Nothing, تصفح Browse, القراءة Read, الكتابة Write , الحذف Delete, منح تصريح Give permission, مالك Owner.

- يدعم النظم البيومترية ( القياسية )Biometric Systems  الخاصة بتحقق من هوية المستخدم مثل التوقيع الإلكترونى , بصمة الأصابع , الكروت الذكية ....إلخ .

المساعدة والدعم الفنى :- من خلال:-

-         دليل المستخدم الخاص باستخدام أراب دوكس وهومتوفر فى ثلاث لغات العربية         والإنجليزية والفرنسية  .

-         التواصل من خلال الأنترنت وتتاح هذه الخدمة بلغات العربية والإنجليزية والفرنسية

التدريب :-تتحدد الخدمات التدريبية التى تقدمها شركة صخر لعملائها من مستخدمى نظام أراب دوكس وفقاً ما ينص عليه عقد الشراء المبرم بين الطرفين مع إمكانية عقد الدورات التدريبية إما بمقر الجهة المطبقة لنظام أرب دوكس أوبمركز صخر التدريبى .

البرامج والتطبيقات التى يتكامل معها نظام أراب دوكس :-

-         برامج Microsoft Office(Word, Excel)

-   يمكن برمجة عناصر نظام اراب دوكس من خلال استخدامتكنولوجيا [4]COM            أوActiveX[5]لتتكامل مع أى تطبيق .

-         دعم تقنية وجهات برمجة التطبيقات APIsيتكامل مع قواعد البيانات الخاصة بالتطبيقات الأخرى .

-   يتكامل نظام أراب دوكس مع مستكشف الويندوز Windows Explorerفيمكن تصفح محتويات نظام أراب دوكس من خلاله.

دعم قواعد البيانات :-يدعم نظام أراب دوكس  ODBC= Open Database Connectivityقاعدة البيانات مفتوحة الاتصال وهى قاعدة بيانات قياسية مطورة بواسطة اسكول أكسس Access SQL.

محرك البحث :-يتكامل نظام أرب دوكس مع محرك البحث الأدريسى وهومحرك البحث        والاسترجاع  العربى المبتكر من قبل شركة صخر والذى يتيح البحث عن أى وثيقة اعتماداً على المشتقات والمرادفات ... ويتميز هذا المحرك بأنه ثنائى اللغة ويدعم المستندات وقواعد البيانات الشركات ( متوافق مع ODBC) 

ما يدعم أرشفته:-   الورق , ميكروفيلم , بريد الإلكترونى , فاكس , صفحات الأنترنت HTML...إلخ.

دعم الدخول عن بعد للنظام  :-

-         يدعم تقنية الشبكات(الأنترانت )

-         يمكن التعامل مع نظام أراب دوكس من خلال الأنترنت.

-   يتيح نظام أراب دوكس  إمكانية أداء مهام البحث والاسترجاع باستخدام أى متصفح انترنت Internet Browserدون الحاجة لتثبيت أيه تطبيقات على جهاز الحاسب الآلى للمستخدم.

-         يدعم خدمة المحطة المتنقلةMobile Station:- وهى تعنى أن المستخدم  قادرعلى استيرداد الملفات  والمستندات من خادم خاص Special Server  لعرضها على جهاز حاسب آلى الخاص به خلال سفره , بل يمكنه من إرسال هذه الملفات والمستندات بعد تعديلها مرة أخرى للخادم .

النسخ الإحتياطية :-

-   يمكن إعداد نسخة إحتياطية من قاعدة البيانات وكافة محتوياتها ( وثائق والمجلدات      ومناطق التخزين ...إلخ) على خادم Serverالخاص بنظام أرب دوكس واسترجاعها فى وقت لاحق . يقوم المدير بإرسال رسالة  إلى مستخدم النظام بعد انتهائه من إنشاء النسخة الأحتياطية من أجل تقديم ملخص عن حجم النسخ الإحتياطية  وحجم التخزين المتبقى على القرص الصلب Hard disk.

-         يمكن تحديد جدول زمنى لإنشاء نسخ أحتياطية بشكل تلقائى فى وقت محدد سلفاً.

-         يتيح النظام إعداد نسخ أحتياطية على CD.

-         يمكن حفظ استعلامات البحث حتى يمكن استخدامها فى وقت لاحق بدلاً من إعدادها فى كل مرة.

دعم استرجاع البيانات التآلفة:-

-   يتيح نظام أراب دوكس إمكانية استرجاع وإعادة حفظ الوثائق المحذوفة من خلال سلة المحذوفات Recycle binالخاصة بالنظام .

-         استرجاع كل قواعد البيانات فى حالة تلف القاعدة أوحتى استرجاع وثيقة واحدة من قاعدة البيانات الأحتياطية .

دعم التقارير :- من خلال:

-   تقارير الاستخدام : يصدر نظام أراب دوكس تقارير دقيقة عن كل مستخدم تتضمن وقت الدخول والخروج من النظام , عدد الوثائق التى تعامل معها , الوثائق المقبولة والوثائق المرفوضة ... بالإضافة إلى البيانات التى تصف عمل المستخدم ونقاط الضعف فى استخدامه وفى النظام.

-         تقارير نتائج البحث :- يصدر نظام أراب دوكس  تقارير عن نتائج البحث فى صيغ HTML,XML,MDB.CSV.

-   يدعم كل التقارير الواردة من مختلف الأجهزة المضيفة وحفظها على الخادم المركزى مما يساعد فى عمليات البحث والتحليل.

دعم البريد الإلكترونى :-يتكامل نظام أراب دوكس مع برنامج Outlook  حيث يمكن أرشفة البريد الإلكترونى بالنظام . كما يتيح نظام أرب دوكس إمكانية إرسال رسائل ووثائق بواسطة البريد الإلكترونى .

دعم الفاكس :-

-   يتكامل أراب دوكس مع خادم الفاكس Fax Serverحيث يتيح للمستخدمين الإطلاع على الفاكس الوارد من خلال مستكشف أراب دوكس Arab dox Explorer  . كما يمكن لمستخدمين النظام الذين يملكون صلاحيات الإتاحة من إرسال الوثائق من خلال الفاكس.

نظم تدفق العمل:- يتيح نظام أراب دوكس :-

-   تصميم خرائط تدفق العمل ومراقبة خطوط تدفق العمل رسومياً وإعداد التخطيط التنظيمى  باستخدام صفحات الويب لإظهار التبعية الإدارية والعلاقات التنظيمية بين العاملين فى الجهة .

-   التواصل بين مستخدمى النظام من خلال دعم البريد الداخلى فيما بينهم  مع إرسال إخطارات بواسطة البريد الإلكترونى للمستخدمى النظام لإعلامهم بمهام العمل الجديدة   أوالمتأخرة .

-          إصدار تقارير عن متابعة تنفيذ مهام العمل وترجمتها بيانياً .

-         التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث [6] .

شاشات النظام :-

أولاً عملية الإدخال :-  

1- يتم مسح الوثيقة بواسطة الماسح الضوئى  

الشكل رقم (13) شاشة المسح الضوئى

2- ثم يتم تحويل الوثيقة بواسطة القارئ الآلى OCRلنص مقروء إلكترونياً.

الشكل رقم (14) شاشة القارئ الآلى OCR.

3- ثم يتم فهرسة الوثيقة وتحديد كلماتها المفتاحية.

الشكل رقم (15) شاشة إدخال بيانات الوثيقة

4- يتم الربط بين صورة الوثيقة وبيانات الوصفية الخاصة بها ثم يتم حفظهم فى الخادم Server الخاص بنظام أراب دوكس

الشكل رقم ( 16) شاشة توضح عملية حفظ صورة الوثيقة وبياناتها بنظام أراب دوكس

الشكل رقم (17) شاشة عرض نظام أرب دوكس من خلال الويب

ثانياً عملية البحث والاسترجاع :-

1- البحث البسيط أوما يعرف بالبحث الحر فى نص الوثيقة:- ويكون بالكلمات المفتاحية الخاصة بالوثيقة . ويمكن فى هذا البحث تحديد نوعية البحث اللغوى للكلمة كالبحث بالمشتقات بوضع علامة √فى خانة الخاصة بالبحث اللغوى المختار

الشكل رقم (18) شاشة البحث البسيط.

2- البحث المتقدم أوما يعرف بالبحث فى الفهارس الوثيقة :- ويتيح إمكانية البحث باسم الجهة  والتاريخ والموضوع والكلمات المفتاحية . ويمكن تحديد نوعية البحث اللغوى للكلمة كالبحث بالمشتقات بوضع علامة √فى خانة الخاصة بالبحث اللغوى المختار

الشكل رقم (19) شاشة البحث المتقدم

ثالثاً. المخرجات :-يتيح نظام أراب دوكس استرجاع بيانات الوثيقة أوصورة أونص الوثيقة نفسها.

الشكل رقم (20) شاشة تظهر مخرجات نظام أراب دوكس.

رابعاً. شاشات تدفق العمل :-

1- مصمم النسق الخاص بنظام أراب دوكسArabDox Process Designer  يتيح إمكانية تصميم خرائط توضيحية لخطوط تدفق العمل داخل وخارج الجهة.

الشكل رقم (21) شاشة تصميم خرائط توضيحية لخطوط تدفق العمل داخل وخارج الجهة.

2- خاصية مخطط المنظمة ArabDox Org Chart  يساعد على إعداد المخطط التنظيمى باستخدام صفحات الويب لإظهار التبعية الإدارية والعلاقات التنظيمية بين العاملين بالجهة.

الشكل رقم (22 ) شاشة خاصية مخطط المنظمة ArabDox Org Chart     

3- نظام أراب دوكس يتيح إدارة متكاملة لتدفق العمل ومن ثم يمكن إدخال مهام عمل جديدة بصورة آلية لنظام أرب دوكس بسهولة,على أن يتم إدخال بيانات مهمة العمل قبل البدأ فى تنفيذها.

الشكل رقم ( 23) شاشة إدخال مهام عمل جديدة لنظام أراب دوكس.

الشكل رقم (24) شاشة إدخال بيانات مهمة العمل.

4- يتيح نظام أراب دوكس إمكانية متابعة تنفيذ المهام رسومياً

الشكل رقم (25 ) شاشة متابعة تنفيذ المهام

5- يتيح نظام أراب دوكس إمكانية تنفيذ المهام من خلال تطبيقات الطرف الثالث

الشكل رقم (26) شاشة البريد الإلكترونى بنظام أراب دوكس

6- يتيح نظام أرب دوكس إعداد التقارير والتعبير عنها بيانياً لقياس فاعلية العمليات والمهام

الشكل رقم (27) شاشة تحليل التقارير

7- يقوم نظام أرب دوكس من خلال ما يعرف بإدارة التقويم بتحديد مواعيد العمل وأيام السنة التى لا ينبغى أن تحسب ضمن أيام العمل وذلك لتحقيق متابعة دقيقة لتدفق العمل  .

الشكل رقم (28) شاشة إدارة التقويم.

مميزات نظام أراب دوكس :-

-   نجح نظام أراب دوكس فى اختيار معامل إنتل فى خدمة 12000 مستخدم بالعمل على مستودع قوامه 10 مليون وثيقة مركبة .

-   يعمل نظام أراب دوكس بإمكانات يمكن تخصصها وتطويرها وفق احتياجات المستخدم ويندرج تحته نظامات أساسيان يقوم من خلالها بتيسير آلية إدارة الوثائق والمعلومات العربية وهذان النظامان الأساسيان هما آلية جمع المعلومات ونظام وإيداع واسترجاع البيانات:-

+  تعتمد آلية جمع المعلومات :على نظام الشبكات [7]Windows NTوتقوم بعملية المسح الضوئى لكمية الوثائق الموجودة فى الجهة وتشتمل تلك الآلية على العديد من الخطوات الأولية اللازمة مثل المسح الضوئى الوثائق ومعالجة صور نصوص الوثائق عن طريق القارئ الآلى و إجراء عملية الفهرسة (يدوية أوآلية) والتكشيف بالإضافة إلى التلخيص .

+  نظام إيداع واسترجاع المعلومات :يدعم  إدارة الوثائق وحافظات الوثائق  بفئاتها  إدارة نظم الحماية المتقدمة التى تعتمد بشكل أساسى على قوائم حق الدخول على الشبكات NT ACL   التى تمكن المستخدمين من الدخول على الشبكة عن طريق وضع قواعد حقوق الدخول , كما أنه يتضمن عملية تخزين المعلومات فى صورة موضوعات مرتبة ترتيباً هرمياً ليمكن المستخدم من اختيار وثيقة من القائمة والنفاذ إلى كل وظائف إذ يسمح للمستخدمين بالتعامل ممع البيانات المخزنة فى مستودع الشركة فى آن واحد .

+  ومن الممكن أيضاً إجراء عمليات إضافة وحذف ونسخ ونقل وجلب وتعديل وربط   وإلحاق وإعادة تنظيم وتعليق على الوثائق سواء كانت نصوصاً أومكتوبة Freehand  أوMarkerأوالصوت أوصيغة OLE[8]أخرى كما تقوم مكونات الخادم / ملقم Server  بمراقبة المستخدمين أثناء عملهم وتنظيم العمل بينهم وتحول دون أى دخول غير مرخص كما توضح حالة الوثائق وتقوم باغلاق الملفات التى تم تعديلها لحين العودة إليها.

-         دعم تقنية مجموعة الخوادم ([9]Clustering) لتشغيل النظام دون توقف 7 أيام فى الأسبوع 24 ساعة يومياً.

-         دعم نظام (تدفق العمل)

-         الدخول المتعدد لأكثر من مستخدم في وقت متزامن.

نقاط ضعف نظام أراب دوكس :-

-         لا يدعم أرشفة اللوحات الهندسية بشكل كافى .

-         لايدعم خاصية التحويل من رقمي إلى ميكروفيلم.

برنامج دوكس4 الأنتربرايز Docx4 Enterprise   :-

قامت شركة سيليكولأنظمة الكمبيوتر والإلكترونات بابتكار برنامجدوكس4 الأنتربرايز Docx4 Enterprise   وقد بدأ  إنشاء هذا النظام فى عام 2001 وتم الانتهاء من عمل هذا النظام عام 2005 وبقي تحت التجربة مدة عام كامل وتم تجربته فعليا في أكثر من شركة . وتم الاستعانة أيضا بكبرى الشركات العالمية في إنشاء تطوير النظام حيث تم استكمال العمل عليه بما يتناسب وحاجة المستخدم العربي.

الجهات المستخدمه له :-محافظة رام الله وجامعة بوليتيكنيك بفلسطين  وشركة القدس للاستثمارات العقارية ووزارة التربية والتعليم بالسعودية ...إلخ.

سمات البرنامج

نوع النظام :-نظام متكامل لإدارة الوثائق والأرشيف الالكتروني.

المنشأ:-برنامج تجارى عربى النشأه          

اللغات التى يدعمها :-يدعم اللغة العربية والإنجليزية 

الصيغ التى يدعمها :-يدعم العديد من الصيغ أهمها :- XML,TIFF, PDF

نظم التشغيل التى يعمل من خلالها خادم  Server نظامDocx4 Enterprise  :-

Win2003/2000or2000 advanced   . كما أن الإصدارة الأخيرة من البرنامج والصادرة عام2010تدعم العمل من خلال نظام تشغيل ويندوز فيستا Vista  Win.

دعم البروتوكولات العالمية :-يدعم نظام Docx4 EnterpriseبروتوكولاتTWAINللمسح الضوئى.  

الخصائص الأمنية المزود بها النظام :-

-   تم بناء قواعد المستخدمين بأنظمة ومواصفات HIPAAوSECالدولية العالمية للمواصفات والمقاييس الخاصة لأمن وحماية البيانات.

-   يقوم مدير النظام – فقط- بتحديد وإعطاء الصلاحيات لكل مستخدم أومجموعة من المستخدمين كالتحكم المطلق أوالقراءة والكتابة أوالقراءة فقط .... إلخ ولا يمكن للمستخدم بإعداد صلاحيات لمستخدم  أخر حتى  ولوكان أعطى صلاحيات مطلقة .

-    لا يمكن الدخول على النظام إلا من خلال شاشة دخول المستخدمين من خلال رمز المستخدم وكلمة السر الخاصة به .

-   يقوم النظام بإعداد ذاتى لكل القوائم والوظائف التى ستظهر لمستخدم النظام وذلك وفقاً للصلاحيات الممنوحة له وماعدا ذلك فسيقوم النظام بحجبه من شاشات ووظائف النظام كلياً.

-         يقوم النظام بإقفال نفسه آلياً فى حال المستخدم لم يعمل على النظام ضمن زمن محدد يعطى له.

-   الوثائق المؤرشفة فى النظام لا يمكن رؤيتها مطلقاً من خارج النظام لأن مجلد وقواعد البيانات مشفر لا يمكن قراءته إلا من خلال النظام نفسه.

-         تسجيل كافة عمليات الدخول والخروج من المكتبات والوثائق بهدف توثيق  الأرشيف   والحفاظ على أمنه وسريته.

المساعدة والدعم الفنى :- من خلال:-

-   دليل المستخدم الخاص بنظام Docx4 Enterprise  بشاشات مساعدة بالصور          والشروح ( متاح باللغة العربية فقط)

-         الدعم الفنى المباشر Online  من خلال This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

-         المراسلة من خلال البريد الإلكترونى This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

-   تطوير آلى للنظام عبر الأنترنت – حيث يتعرف النظام على الإصدار بمجرد الاتصال بالأنترنت ومن ثم يتم تحديث النظام لإصدارالجديد فى حال تم تطوير أى إصدارات جديدة.

التدريب :- من خلال:-

- التدريب الميداني على تشغيل النظام من خلالأساتذة متدربين.

-  التدريب من على بعد من خلال إتاحة فيديوبالصوت والصورة لشرح كيفية استخدام النظام .

البرامج والتطبيقات التى يتكامل معها نظامDocx4 Enterprise  :-

     يتوافق نظامDocx4 Enterprise  مع أنظمة مايكروسوفت أوفيس Microsoft Officeكورود والإكسل والبوربوينت ... حيث يمكن التخزين مباشرة من برامج مايكروسوفت أوفيس فى نظام Docx4(وهوأمر إختياري)كما يمكن لمستخدمي برامج مايكروسوفت أوفيس من البحث داخل نظام Docx4أثناء عملهم على برامج مايكروسوفت أوفيس.

يدعم قواعد البيانات :-يعتمد نظام Docx4 Enterprise  على قاعدة بيانات Advantage Database Servers 8.1.1وهى نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية حيث تزود المستخدم بأسلوب الوصول التتابعى المفهرسIndexed Sequential Access Method (ISAM)للجداول والوصول للبيانات المنشأ بواسطة نظام اسكول أكسس Access SQL.

محرك البحث :-مزود نظام Docx4 Enterprise  بمحرك بحث قوى  يتيح البحث فى كل تفاصيل محتويات الأرشيف والمجلدات والملفات والوثائق والتعليقات حيث يتم البحث ضمن مرشحات خاصة لكل الحقول . كما زود نظام Docx4 Enterprise   بآلية البحث عن أى معلومة سواء داخل النظام أوالشبكة  أوجهاز الشخصى للمستخدم .

ما يدعم أرشفته:-   الورق (المستندات النصية واللوحات الهندسة والخرائط ), بريد الإلكترونى , فاكس , مواقع وصفحات الأنترنت HTML, التسجيلات الصوتية , الفيديو.

دعم الدخول عن بعد للنظام  :-

-   يمكن للمستخدم من الوصول إلى  محتويات نظامDocx4 Enterprise  من خلال الانترنت بشرط من تحميل نظامDocx4 Enterprise  على حاسبه الشخصى حتى يستطيع الوصول لخادم النظام Serverحيث لا يمكن الوصول إلى النظام من خلال متصفح الأنترنت بسبب أن النظام مقتصر على الشبكة الداخلية وليس مفتوح لشبكة الأنترنت . كما لا يمكن الدخول عن بعد للنظام حتى لوكان النظام محمل على الجهاز الا ضمن الصلاحيات الممنوحة له .

-         يمكن أن يعمل النظام باستخدام مفهوم LAN  ومفهوم WAN.

النسخ الإحتياطية :-

-   يقوم النظام بعمل نسخ أحتياطية لمكتبة نظامDocx4 Enterprise    من خلال برنامج تم تجهيزه لهذ الغرض حيث يقوم مدير النظام بتحديد أوقات عمل النسخ الأحتياطية للبيانات يومى / أسبوعى / شهرى وتحديد ساعة البدء , ومن ثم يقوم النظام بتنفيذ هذه المهمة تلقائياً دون تدخل من أى مستخدم.

-         يتيح النظام إعداد نسخ أحتياطية على CD.

-         ويمكن حفظ استفسارات ونتائج البحث لاسترجاعها أوتعديلها فيما بعد .

دعم استرجاع البيانات التآلفة:-

-   يتيح نظام Docx4 Enterprise  إمكانية استرجاع وإعادة حفظ الوثائق المحذوفة من خلال سلة المحذوفات Recycle binالخاصة بالنظام .

-         إمكانية استرجاع البيانات والوثائق وجميع قواعد البيانات في حال تلف القاعدة من قاعدة البيانات الاحتياطية.

دعم التقارير :- من خلال:

-   تقارير الاستخدام : يصدر نظامDocx4 Enterprise  تقاريرمفصلة عن استخدام النظام يوضح كل  العمليات التى يجريها المستخدم على النظام منذ دخوله وخروجه منه . ويمكن تحديد نوعية التقرير المطلوب إصداره إما تقرير مجمع لكل المستخدمين خلال فترة زمنية محددة  أوتقرير فردى للمستخدم الواحد لمتابعة انتاجية العمل لديه.

-         إعداد تقارير إحصائية متنوعة عن الوثائق والمستندات والنظام .

-         يمكن تحويل محتويات المجلد إلى صيغة تقرير يصدر إلى الورود أوالأكسل أوصفحة الأنترنت.

دعم البريد الإلكترونى :-يتكامل نظام Docx4 Enterprise  مع برنامج Outlook  حيث يمكن أرشفة البريد الإلكترونى بالنظام . كما يتيح نظام أرب دوكس إمكانية إرسال رسائل ووثائق بواسطة البريد الإلكترونى .

دعم الفاكس :-

-         يمكن لمستخدمي نظام Docx4 Enterprise   من إرسال الوثائق من خلال الفاكس.

شاشات النظام :-

أولاً . عملية الإدخال :-

1-يقوم المستخدم بالمسح الضوئي  للوثائق سواء من السكانرات (الماسحات الضوئية )              أوالكاميرات الرقمية أوأي وسيلة مسح متوفرة .

الشكل رقم (29) شاشة المسح الضوئى

2- تحويل الوثائق (الصور) الى نصوص مقروؤة بواسطة تقنية OCRويمكن البحث من خلالها .

الشكل رقم (30) شاشة القارئ الآلىOCR

3-يتم فهرسة ووصف الوثيقة وحفظها من خلال شاشة الأرشفة والتى تعد نفسها شاشة استعراض الوثائق.

الشكل رقم ( 31) شاشة إدخال بيانات الوثيقة

الشكل رقم ( 32) شاشة عرض نظامDocx4 Enterprise

ثانياً. عملية البحث والاسترجاع :- يتيح النظام عدة طرق للبحث:-

البحث البسيط :-  ويتم من خلال البحث من خلال النص( سواء كان عنوان أورأس موضوع   أوالمنشئ....إلخ)

الشكل رقم (33) شاشة البحث البسيط

البحث المتقدم:-ويتم بواسطة طريقتان:-

الطريقة الأولى :- البحث من خلال الحقول:- حيث يتم البحث من خلال تحديد عناصر البحث (الفهرس والحقل والشروط وصفحة الوثيقة) لوصول لنتائج أكثر تحديداً . وتطبق هذه الطريقة النظام البولينى فى البحث.

الشكل رقم (34) شاشة البحث المتقدم من خلال البحث من خلال الحقول

الطريقة الثانية :- البحث من خلال SQL:-حيث يتم البحث والاستعلام بأسلوب SQLوهذا يتطلب من المستخدم أن يكون على معرفة بصياغة SQL

الشكل رقم (35) شاشة البحث المتقدم بواسطةSQL

3- محرك بحث الملفات المتطور :-كما زود نظام Docx4 Enterprise   بآلية البحث عن أى ملفات أوصور أوبرامج سواء بجهاز الشخصى للمستخدم أوأجهزة بالشبكة من خلال تقنية محرك البحث المتطور  .

                                    الشكل رقم (36) شاشة محرك بحث الملفات بنظام Docx4 Enterprise

المخرجات :- يتيح نظام Docx4 Enterpriseاسترجاع بيانات الوثيقة أوصورة الوثيقة نفسها.

الشكل رقم (37) شاشة عرض صورة الوثيقة

رابعاً. البرامج المساعدة :-يتضمن نظام Docx4 Enterpriseعدة برامج تتيح للمستخدم إمكانية تحويل الوثائق لصيغة PDF, وهذه البرامج هى :-

•         برنامج لتحويل أي مستند الى صيغة PDF.

•         برنامج تحويل أي ملف نصي الى نسق PDF.

•         برنامج مسح ضوئي متطور مباشرة الى ملفات PDF.

•         برنامج لتحويل الملفات من PDFالى صيغة مقروءة .

•         برنامج تحويل صفحات الأنتر نت الى نسق PDF.

•         محرك بحث متطور لملفات خارج نظام الارشيف.

•         برنامج خاصة بالمخططات الهندسية والتحويلات بين أنواع ملفاتها.

•         برنامج نسخ بيانات إحتياطية.

الشكل رقم ( 38) شاشة البرامج المساعدة

خامساً .دعم التقارير:-تقارير الاستخدام : يصدر نظامDocx4 Enterprise  تقاريرمفصلة أومجمعة عن استخدام النظام يوضح كل  العمليات وتوقيتاتها التى يجريها المستخدم على النظام منذ دخوله وخروجه منه .

الشكل رقم(39) تقرير مجمع  عن استخدام نظام Docx4 Enterpriseخلال فترة زمنية محددة

الشكل رقم (40) تقرير فردى للمستخدم الواحد.

مميزات نظام  Docx4 Enterprise:-

-   يدعم أرشفة كافة  أنواع المخططات الهندسية , كما أن النظام مزود بمستعرض خاص للمخططات الهندسية يعمل منفرداً عن نظام الاتوكاد AUTOCAD.

-   تزوديد النظام بآلية فحص الوثيقة المؤرشفة من حيث تعقب كل عملية تتم على الوثيقة : مشاهدة ,  تعديل , إرسال للبريد الإلكترونى وحتى طباعتها.

-   تم تزويد النظام بكل الوظائف الخاصة بأرشفة الصور وأدوات التحكم فى الصور من حيث الضغط ووضع التعليقات والطباعة ...إلخ.

-         يدعم المساحات الضوئية التى تعمل عبر الشبكات.

-         مسح حزمة من الوثائق والمستندات ضمن ملفاتTIFF  دفعة واحدة.

-         يمكن استخدام أكثر من 35 حقل لتعريف الوثيقة مع إمكانية إضافة حقول وإزالتها حسب الحاجة .

-         سهل الاستخدام حيث إن شاشات وواجهات نظامDocx4 Enterpriseبنفس نسق واجهات الويندوز المألوفة.

-         يعرض النظام محتوياته بطريقة متدرجة فى شكل هرمى مكونة من مكتبات وخزائن     وادراج ومجلدات.

-         يدعم نظامDocx4 Enterprise  حفظ النماذج الفارغة به مع إمكانية أرشفتها وحفظها  بعد استخدامها .

-         الدخول المتعدد لأكثر من مستخدم في وقت متزامن.

سلبيات نظام  Docx4 Enterprise  :-

-         لا يدعم  نظم تدفق العمل.

-         لا يدعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك.

     من خلال العرض السابق تبين تقارب برنامج Arab dox  وبرنامج Docx4 Enterpriseفى الخصائص والسمات , ولكن بناء على الدراسة التى أجرتها الطالبة فإن نظام Docx4 Enterprise  يعد الخيار الأنسب لإدارة الجامعة لأنه يدعم كافة المستندات واللوحات الهندسية إلى جانب خيارات البحث المتعددة التى يتيحها النظام مقارنة بنظام Arad dox  .

وقد يرى البعض أن وجود مقر الشركة المنتجة لنظامDocx4 Enterpriseبفلسطين قد يمثل عائق فى الدعم الفنى والتدريب ولكن ماتوفره الجهة من دعم فنى عن بعد من خلال الأنترنت   وإلى جانب الفيديوالتدريبى الخاص باستخدام النظام ساعد على التغلب على هذه المشكلة.

المراجع

- محمد عزت عبد العزيز آمنه . تأسيس وإدارة الأرشيفات الإلكترونية : دراسة للمفاهيم           والنظريات وأساليب التطبيق / إشراف سلوى على ميلاد .- إطروحة دكتوراه .- القاهرة . كلية الآداب ,2007

- جبريل بن حسن العريشي, مساعد بن صالح الطيار. الأرشيف الإلكترونى وبرامج الأرشفة الإلكترونية,2007.- متاح على :

   http://arablibrarians.blogspot.com/2007/12/blog-post_26.html              

http://forum.amrkhaled.net/showthread.php?t=338231-

http://ar.wikipedia.org-

www.sakhr.com/arabic/arabdox.aspx-

www.docx4.com-