Google AdSense

نظام الأرشيف الإلكتروني المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية. 1 / نرمين إبراهيم اللبان Print E-mail
العدد 26، سبتمبر 2011

نظام الأرشيف الإلكتروني المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية. 1

 

نرمين إبراهيم اللبان

مدرس مساعد، قسم المكتبات والمعومات

جامعة الأسكندرية، مصر

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

 

الاستشهاد المرجعي

اللبان، نرمين إبراهيم. نظام الأرشيف الإلكتروني المقترح للإدارة العامة لجامعةالإسكندرية. 1  .- Cybrarians Journal.- ع 26، سبتمبر 2011 .- تاريخ الاطلاع >أكتب هنا تاريخ اطلاعك على البحث<.- متاح في: >أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية<

 

الجزء الثاني من الدراسة


 

مقدمة

    الوثائق الإدارية هى العمود الفقرى وحجر الزاوية لأى جهة تمارس عملاً عاماً  وتبرز الجامعات كواحدة من المؤسسات التى تحرص على ممارسة الإدارة العلمية بالاعتماد على المعلومات والحقائق المسجلة التى تقلل من عشوائية اتخاذ القرارات . ومنها جامعة الإسكندرية التى تضم كماً هائلاً من الوثائق الإدارية التى تعكس ضخامة  وأهمية حجم الأعمال التى تقوم بها , ويعتمد عليها فى إدارة الشئون التعليمية والبحثية وتطويرها , لذلك كان من  الضرورى اتباع الأساليب العلمية الحديثة والاستفادة منها فى الضبط الأرشيفى لوثائقها لزيادة فاعليتها.

 

    لذلك فإن دراسة الوثائق الإدارية / الجارية للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية يعد أمراً حتمياً للوقوف على طبيعة وثائقها  تمهيداً لوضع واقتراح المتطلبات والبرامج التى تساعد على  إدارة هذه الوثائق فى البيئة التكنولوجية الجديدة التى تسعى جامعة الإسكندرية لتنفيذها وتعميمها.

 

أولاً: أسباب اختيار الموضوع

    وقع اختيار الباحثة على دراسة الوثائق الإدارية للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية  للأسباب التالية :-

1.    أن الوثائق الإدارية للإدارة العامة جامعة الإسكندرية لم تحظ بأيه دراسات سابقة .

2.    تحديد سمات نظام الأرشيف الالكترونى المقترح لإدارة وثائق إدارة الجامعة .

3.    الوقوف على بعض نماذج لبرامج الارشفة الالكترونية العربية الجاهزة التى طبقت فى جهات مثيلة لإدارة الجامعة

 

ثانياً: مشكلة الدراسة وأهدافها

    تتلخص مشكلة هذه الدراسة فيما نلمسه ونلاحظه من تعدد نظم وبرامج الأرشفة الالكترونية المتاحة – الأن- فى الاسواق والتى تتقارب فى خصائصها وسماتها والتى قد لا تلبى احياناً كافة متطلبات عمليات ضبط الوثائق بطريقة فعالة  .

   ومن ثم قد رأت الباحثة  أن تتصدى لدراسة هذه المشكلة على أرض الواقع آملة أن تساهم فى وضع تصور علمى لنظام أرشيف الكترونى مقترح لإدارة العامة لجامعة الإسكندرية يتناسب مع طبيعة وثائقها  .

وقد أستطاعت الباحثة من خلال هذه الدراسة

·        التعرف على أنواع الوثائق الإدارية ( النماذج والتقارير والقرارات ...إلخ)المتداولة فى إدارة الجامعة .

·        الوقوف المتطلبات المادية اللازمة لإدارة وثائق إدارة الجامعة فى البيئة الالكترونية.

·        تقديم تصور علمى لنظام الارشيف الالكترونى المقترح لضبط وثائق إدارة الجامعة.

·   التعرف على سمات الوثائق لبرنامج أرب دوكس Arab doxو برنامج  دوكس4 الأنتربرايزDocx4 Enterprise   باعتبارهم من أشهر البرامج العربية الجاهزة فى مجال الأرشفة الإلكترونية .

 

ثالثاً: حدود الدراسة

1- حدود مكانية :- تناولت هذه الدراسة الوثائق المستخدمة بالإدارة العامة لجامعة الإسكندرية الكائنة بمنطقة الشاطبى .

2- حدود زمانية : تغطى هذه الدراسة الفترة الزمنية منذ إنشاء جامعة الإسكندرية عام 1942م حتى عام 2010م وقت انتهاء الدراسة حيث تعد جامعة الإسكندرية – جامعة فاروق الاول سابقاً – من أوائل الجامعات التى أنشأتها مصر.

3- حدود نوعية :ركزت الدراسة على فحص ومعالجة جميع أنواع الوثائق المحفوظة بالإدارة سواء كانت نماذج أومذكرات أوتقارير...إلخ .

 

رابعاً. تساؤلات الدراسة

سوف تحاول الباحثة من خلال هذه الدراسة الأجابة عن التساؤلات التالية :-

-         ما أنواع الوثائق والسجلات المستخدمة فى الجامعة ؟

-         ما هى المتطلبات المادية ( الأجهزة والبرامج) اللازمة لتفعيل الأرشفة الإلكترونية لوثائق إدارة الجامعة ؟

-         ما هوالتصور العلمى لبرنامج الأرشيف الالكترونى المقترح ؟

-         ما هى أفضل البرامج الأرشفة الإلكترونية العربية الجاهزة المقترحة فى الاستخدام وما سماتها؟

 

خامساً: منهج الدراسة وأدواتها

أعتمدت هذه الدراسة على منهجين هما:-

منهج دراسة الحالة :-أعتمدت عليه الباحثة  فى دراسة الواقع الإدارى والتوثيقى للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية

المنهج التجريبى :فى اختبار وقياس مدى فاعلية برنامج الأرشيف الالكتروني المقترح       ومدى ملائمته لطبيعة الوثائق المستخدمة بإدارة الجامعة .

 

وقد استعانت الباحثة فى دراستها بالأدوات التالية:-

·   قائمة المراجعةوالتى اعتمدت عليها الطالبة فى جمع المعلومات والحقائق عن واقع الوثائق الإدارية بالإدارة العامة لجامعة الإسكندرية .

·   تحليل مضمون الوثائقالتى رصدت من خلاله الطالبة تطور إدارة الوثائق بإدارة الجامعة بغرض اقتراح نظام لتحسين أدائها وتطوير العمل فيها.

 

الدراسة

     ستتناول هذه الدراسة التصور العلمى لنظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية ومع عرض لبرنامج أرب دوكس Arab doxو برنامج  دوكس4 الأنتربرايز  Docx4 Enterprise    باعتبارهم أشهر البرامج العربية الجاهزة فى مجال الأرشفة الإلكترونية.

 

أولاً.  نظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية* :-

    يهدف من وراء إنشاء أرشيف إلكترونى للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية رقمنة الوثائق الورقية بمختلفة أنواعها ( قرارات وأوامر ومراسلات وتقارير ....إلخ) وحفظها واسترجاعها وتأمينها إلكترونياً.

 

1-المتطلبات المادية لإنشاء نظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية:-

أ‌-     البرامج Software:- ويوضح الجدول التالى البرامج اللازمة لإنشاء الأرشيف الإلكترونى المقترح :-

جدول رقم (1) البرامج اللازمة لإنشاء الأرشيف الإلكترونى المقترح

النوع

البرنامج

برامج الحماية ضد الفيروسات

Antivirus

Antivirus (Kasper sky)

Security server

برامج الجدار النارى

Firewalls

Cisco ASA 5510

معجل تأمين الأنترنت

Internet Security Accelerator

ISA 2006

نظام تشغيل الخادم

 

Windows2003

نظام تشغيل الحاسبات الشخصية

Windows XP Business

تطبيقات قواعد البيانات

SQL

برنامج أرشفة إلكترونية

برامج جاهزة مثل:-Docx4 Enterprise, Arab DoX….etc.

أوبرامج مصممة لإدارة الجامعة

البرامج المساعدة

Wise Image, View Rx View  

 

 

ب‌-الأجهزة Hardware:-ويوضح الجدول التالى الأجهزة اللازمة لإنشاء الأرشيف الإلكترونى المقترح :-

جدول رقم (2) الأجهزة اللازمة لإنشاء الأرشيف الإلكترونى المقترح

الجهاز

مواصفاته

الخادم  Server

IBM  X3650 M2

CPU: Intel Xeon 2.618M+Web

RAM : 4GB DDR1066 MHz

Storage : 2X146GB       

              6X250GB   } Sas 10.000RBM

RAID : Physical RAID chip

P.S : 2X800W

 

Frame Server Size (42U)

الأجهزة الملحقة بالشبكة Switch

3COM-MON Managed – (10-100-1000)24Port

الكابلات والوصلات

Cat6

محدد مساراتRouters

_______________

مدعم كهرباء

UPS= Ulternate Power Supplier

S kilo 1.15-1.30

مؤمن الأنترنت

Secure internet Service

__________________

 

الحاسبات الشخصية PCs

MB Giga Byte G41 (Vega+S+Lan) , CPU 2.5G/2M Cash (Box)

RAM 2 GB DD RAM 2 King Stone, HD 320 GB W.D., DVD 20× R/W Asus, Case ATX Action.

الماسح الضوئى

Scanner

 

Scan type: Flatbed

Optical scanning resolution: Up to 2400 dpi

Bit depth:48-bit

Gray scale levels: 256

Scan Speed :10 x 15 cm colour photo into Microsoft Word: Media types supported:  less than 24 sec; OCR a full page of text into Microsoft Word: less than 36 sec; e-mail photo: less than 18 secPaper (banner, inkjet, photo, plain), envelopes, labels, cards (greeting, index), 3-D objects, 35-mm slides and negatives (using transparent materials adapter), iron-on transfers

Scan file format:Windows: BMP, JPEG, TIFF, TIFF compressed, PNG, PCX, Flashpix (FPX), PDF, PDF searchable, RTF, HTM, TXT; Macintosh: TIFF, PICT, JPEG, GIF, FlashPix, Plain Text, PDF, HTML, Rich Text

Standard connectivity:Hi-Speed USB 2.0ن

الطابعات  

  Laser Jet Printer ,  R1200X1200dpi  , S22PPM ,  Auto Feed Paper ,

USB Data (Cable Shield Original

 

 

2- سمات نظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية:-

أ‌-     السمات الأساسية

1-   الأداء والمتابعة

-         القدرة على تمييز الحروف بسرع تصل إلى 850-900حرف / ثانية على حاسب شخصى بنتيوم.

-         العمل بكفاءة عالية تحت بيئات Win 2003,XP

-         أن يصدر تقارير دقيقة عن استخدام النظام تتضمن بيانات تصف عمل المستخدم ونقاط الضعف فى استخدامه وفى النظام.

 

2- الإمتدادات (التنسيقات) المدعمة

-         يدعم امتداد الملفات المتنوعة XML,TXT, XLS,doc

-         التعامل مع كل أنواع الصور بمختلف الإمتدادات مثل :- TIFF,PDF,GIF,PNG

 

3- دعم اللغات

-         دعم أكثر من لغة ( اللغة العربية والإنجليزية على الأقل).

-         التعرف الضوئى على الحروف فى الوثائق ثنائية اللغة ( عربى / إنجليزى)

 

4- المسح الضوئى

-         يدعم بروتوكولات KOFAX,ISIS,TWAINللمسح الضوئى.

-         إمكانية عمله مع أى نوع من الماسحات الضوئية

-         درجة وضوح عالية تتراوح بين 300-400نقطة /بوصة =300-400DPIعلى الأقل.

-         دعم المسح الضوئى لوجه واحد /وجهى الوثيقة أوحزمةمن الوثائق دفعة واحدة.

 

5- الأمن والحماية

-         قيود على عمليات الإدخال والاسترجاع .

-         إعداد نسخ احتياطية ذاتية .

-         دعم استرجاع البيانات التالفة.

 

6- التكامل مع النظم الأخرى

 

-   أن يتكامل النظام مع برامج Microsoft Office(Word, Excel, Outlook) من خلال استيراد وتصدير البيانات فيما بينهم.

-         دعم الفاكس

-         دعم البريد الإلكتروني

 

ب-  المواصفات الخاصة

-         واجهة استخدامات ثنائية اللغة

-         فتح أكثر من وثيقة فى نفس الوقت.

-         إمكانية التعليق على الوثائق.

-         إمكانية ضبط الصور تلقائياً ويدوياً

-         دعم الوثائق الملونة. [1]

-         دعم إتاحة صور الوثائق بعدة صيغ.

-         يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول.

-         دعم تقنية الشبكات(الإنترانت)[2]والدخول عن بعد للنظام.

 

3- عملية المسح الضوئى ورقمنة الوثائق الورقية:وتتضمن هذه المرحلة الخطوات التالية :-

أ‌-  إعداد الوثائق للمسح الضوئى من خلال تحديد الوثائق المراد مسحها وترتيبها وترميم ومعالجة الوثائق الممزقة منها .

 

ب‌-إجراء المسح الضوئى بواسطة الماسحات المسطحة مع مراعاة أن تدعم مسح جميع المقاسات من الورق A3,A4,Legal...etc.

 

ت‌-تحديد صيغة ملفات صور الوثائق :- تستخدم صيغة غير امتلاكية لملفات الصور ويقترح أن تكون الصيغة:-

 

Tagged Image File Format=TIFFأوPDF=Portable Document Format

 

ث‌-يتم عرض صور الوثائق بالنظام باستخدام طريقة صورة الصفحة Page Image.

 

 4- ضبط نظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية:-        ويتضمن الخطوات التالية

أ- بناء الأدلة الخاصة بالنظام :- وهى الأماكن التى ستخزن بها الوثائق . وتنقسم الأدلة لعدد من المستويات الرئيسية والفرعية مرتبة بطريقة منطقية هرمية من العام إلى الخاص. ولإنشاء الأدلة الخاصة بالنظام المقترح ينبغى :-

- تحليل النظام الحالى لإدارة الجامعة  لتعرف على موضوعات وأنواع الوثائق المتداولة بإدارة الجامعة .

- يتم بناء الأدلة بناء ًعلى موضوعات  وأنواع الوثائق المتداولة بإدارة الجامعة .

- يتم عرض الأدلة ضمن شجرة مكونة من مكتبات وخزائن وأدراج ومجلدات 

 

بناءً على ما سبق سيكون بناء الأدلة فى النظام المقترح على النحو التالى (مثال) :-

 

المكتبة العامة ( تضم الموضوعات الإدارية والمالية والتعليمية والبحثية والقانونية لجامعة الإسكندرية)                    

الدراسات العليا

- طلاب الدكتوراه

    - طلاب الماجستير

    - المنح العلمية

شئون الطلاب              

- الامتحانات التعليمية

- تجنيد الطلاب

- تحويل الطلاب إلى كليات أخرى

- الطلاب الوافدون

الشئون القانونية 

- التحقيقات

- تحقيقات العاملين

- تحقيقات الطلاب

- العقوبات

- القضايا  

شئون العاملين

- الإجازات

- الترقيات

- العلاوات        

الشئون المالية

- البنوك

- البنك الأهلى

- البنك المصرى

- الحساب الختامى

- الضرائب

الموازنة العامة

الشئون الهندسية

- مبانى كلية الآداب

- مبانى كلية الزراعة

- الحدائق

المجالس

- محاضر مجلس الجامعة

- محاضر مجلس الجامعة لشئون الطلاب                             

- محاضر مجلس الجامعة للدراسات العليا

- محاضر مجلس الجامعة لشئون البيئة                                                             

المحفوظات والأرشيف

- تشريعات المحفوظات

- تقارير

- محاضر اللجنة الدائمة للمحفوظات

- ملف عام( خاص بالمكاتبات)

المشروعات البحثية

- أبحاث تلوث بحيرة مريوط

- مشروع خلايا السيكلون

- استخدام الطاقة الشمسية فى مكافحة البلهارسيا

المؤتمرات

- مؤتمرات الأجنبية

- مؤتمرات العربية

مكتبة ملفات الخدمة

 

الأخصائيون والفنيون

-  محسن على على حسين

-  محى أحمد عادل

أعضاء هيئة التدريس

-  ابراهيم على محمد

- ايات يس شاكر

الموظفون            

- شاكر يسرى محمود

- ليلى محمود ذكى

 

ب‌-توحيد وثبات التسميات :-يجب تحديد  مسميات الوثائق  المخزنة بالنظام حتى لا يحدث إزدواجية فى عملية الإدخال أوالاسترجاع وبناءً على ما سبق سيكون مسميات الوثائق فى النظام المقترح على النحو التالي :-

 

-   استخدام أرقام المحاضر وسنة تحريرها مسمى لهذه النوعية من الوثائق  مثال :- محضر الجلسة الرابعة لمجلس الجامعة  لشئون الطلاب لعام 2008والذى سيتم حفظه فى الدليل الفرعى الخاص بمحاضر مجلس الجامعة لشئون الطلاب بالدليل الرئيسى المجالس سيكون اسمه بالنظام محضر 4/2008    

-   استخدام أرقام القرارات وسنة صدورها مصحوبة بالرمز المعبرعن نوعها (جمهورى , وزارى ...إلخ) مسمى للقرارات مثل : قرار ق.ز 300/1998= قرار وزارى رقم 300 لسنة 1998م.

-   استخدام الموضوع المراسلات والمذكراتمسمى لهذه النوعية من الوثائق مثال مذكرة الخاصة بتشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات والذى يتم حفظها فى الدليل الفرعى الخاص بالملف العام بالدليل الرئيسى المحفوظات والأرشيف سيكون مسماها :- مذكرة تشكيل لجنة المحفوظات.

-   استخدام رمز التقرير أوعنوانه الذى يحمله مسمى للتقاريرمع أعطاء الأولوية للرمز فى حالة توافر هذين العنصرين معاً فى التقرير مثال :- تقرير يحمل رمز" ه3/009 " الخاص بفحص مدى سلامة مبانى كلية الآداب والذى سيتم حفظه فى الدليل الفرعى الخاص بمبانى كلية الآداب بالدليل الرئيسى للشئون الهندسية  سيكون مسماه تقرير"ه3/009" .

 

ج- الوصف :- يجب قبل رقمنة الوثائق تحديد عناصر البيانات الوصفية الخاصة بكل نوع من أنواع الوثائق المراد إدخالها بالنظام المقترح. وفيما يلى بيان بعناصر البيانات الوصفية للوثائق المختلفة المحفوظة بالنظام المقترح :-

الجدول رقم (3)

بيان بعناصر البيانات الوصفية للوثائق المختلفة المحفوظة بالنظام المقترح

نوع الوثيقة

 عناصر البيانات الوصفية

المحاضر

عنوان المحضر

تاريخ الجلسة

تاريخ تحرير المحضر

اسم الوحدة التنظيمية

اسم رئيس الاجتماع

نوع الاجتماع

الوصف

تاريخ الاستبعاد

الكلمات المفتاحية

نوع الوثيقة

عناصر البيانات الوصفية

الأوامر والقرارات

عنوان القرار

نوع القرار

جهة الإصدار

رمز التصنيف

جزء الملف

الوصف

تاريخ الاستبعاد

الكلمات المفتاحية

المراسلات

عنوان المراسلة

جهة الإصدار

جهة الاستلام

تاريخ المراسلة

رمز التصنيف

جزء الملف

الوصف

تاريخ الاستبعاد

الكلمات المفتاحية

المذكرات

عنوان المذكرة

معد المذكرة

الشخص الموجهه له المذكرة

تاريخ المذكرة

رمز التصنيف

جزء الملف

الوصف

تاريخ الاستبعاد

الكلمات المفتاحية

 

تقرير

عنوان التقرير

رمز التقرير

تاريخ التقرير

جهة الإصدار

رمز التصنيف

جزء الملف

الوصف

تاريخ الاستبعاد

كلمات المفتاحية

 

 

 

د- التكشيف :- سيجمع النظام المقترح بين أسلوب حقول التكشيف Index Filed  وأسلوب البحث فى النص الكامل Full- text Searchingلإجراء عملية الاسترجاع بكفاءة عالية . مع مراعاة  استخدام القوائم المسحوبة لأسفل Pull-down Boxesلتقليل نسبة الخطأ فى إدخال عناصر التكشيف.[3]

 

5- مدخلات ومخرجات النظام:

المدخلات

تتمثل المدخلات فى صور الوثائق والبيانات الخاصة بها والتى يتم الحصول عليها من:-

-         واقع أصول الوثائق والدفاتر والفهارس الخاصة بها.

-         أواستيرادها من ملفات الحاسب الآلى المختلفة وبرامج Microsoft Office

 

المخرجات

تتمثل المخرجات فى

-         البيانات الوصفية للوثائق

-         الصور الرقمية للوثائق ونسخ الورقية منها فى حالة طباعتها

 

6- تأمين وحماية النظام

وتتمثل إجراءات التأمين الخاصة فى النظام المقترح في

 

-   لا يمكن الدخول على النظام إلا من خلال شاشة دخول المستخدمين من خلال رمز المستخدم وكلمة السر الخاصة به .

-    يقوم مدير النظام – فقط- بتحديد وإعطاء الصلاحيات لكل مستخدم أومجموعة من المستخدمين كالتحكم المطلق أوالتحريرأوالقراءة فقط .... إلخ.

-         يقوم النظام بإقفال نفسه آلياً فى حال المستخدم لم يعمل على النظام ضمن زمن محدد يعطى له.

-         تسجيل كافة عمليات الدخول والخروج من المكتبات والوثائق وتوقيتاتها الزمنية.

-         فى حالة قيام الفرد بالبحث عن وثيقة أووثائق غير مسموح له بالاطلاع عليها ستظهر عبارة "  لم تتوافر نتائج للبحث"

-   يمكن إعداد نسخة إحتياطية من قاعدة البيانات وكافة محتوياتها ( وثائق والمجلدات      ومناطق التخزين ...إلخ) على خادم Serverالخاص بنظام المقترح بل يمكن تحديد بتحديد أوقات عمل النسخ الأحتياطية للبيانات يومى / أسبوعى / شهرى وتحديد ساعة البدء لإنشاء نسخ أحتياطية بشكل تلقائى فى وقت محدد سلفاً. إلى جانب إعداد نسخ أحتياطية على CD.

 

شاشات النظام

 

أولاً عمليات الإدخال

1-  يتم مسح الوثيقة بواسطة الماسح الضوئى.

 

الشكل رقم 1 : شاشة المسح الضوئي

 

2- يتم بعد ذلك  فهرسة الوثيقة

الشكل رقم 2: شاشة إدخال البيانات الوصفية وصورة محضر رقم 2/1974

 

3- عندئذ تخزن الوثيقة بالمجلد الخاص بها

 

الشكل رقم 3: شاشة عرض محتويات مجلد "محاضر اللجنة الدائمة للمحفوظات" والذي تم حفظ فيه محضر رقم 2/1974

 

ثانياً. البحث والاسترجاع

     ينبغى أن يتضمن النظام المقترح أكثر من أسلوب لإجراء  البحث لتتحقق عملية الاسترجاع بكفاءة عالية . ومما سبق ستكون خيارات البحث فى النظام المقترح على النحو التالي :-

 

1- البحث البسيط أوما يعرف بالبحث الحر فى نص الوثيقة:-

 ويتم من خلاله البحث بواسطةالبحث من خلال النص  ( سواء كان عنوان أورأس موضوع أوالمنشئ....إلخ) مع إمكانية إجراء هذا البحث على كل محتويات النظام (مكتبات وخزائن ... إلخ ) أويمكن قصر البحث على مجلد بعينه, وبعد إدخال المصطلح المراد البحث به بخانة البحث بالشاشة والضغط على زر البحث ,تظهر نتائج البحث على الشاشة.

 

 مثال البحث عن كل الوثائق التى تتضمن مصطلح ” دار الوثائق القومية ” سواء تتضمنه كجهة أوكلمة مفتاحية

الشكل رقم (4) شاشة استعراض نتائج البحث عن مسمى دار الوثائق القومية (البحث البسيط)

 

2- البحث المتقدم, يتم من خلال

-   تحديد حقل البحث المراد البحث من خلاله ( عنوان الوثيقة , تاريخ الوثيقة , نوع الوثيقة , تاريخ الاستبعاد , الكلمات المفتاحية ,جهة الإصدار ...إلخ)وغيرها من البيانات الوصفية للوثيقة .

-   إدخال القيمة المراد البحث من خلالها اسم علم, عنوان , فترة زمنية , رأس موضوع بخانة البحث بالشاشة والضغط على زر البحث ,تظهر نتائج البحث على الشاشة.

-       مثال البحث من خلال حقل تاريخ الاستبعاد بقيمة ”مستديم“

الشكل رقم (5) شاشة استعراض نتائج البحث عن حقل تاريخ الاستبعاد بقيمة "مستديم" (البحث المتقدم)

 

ثالثاً . مخرجات  النظام :- تنقسم إلى :- بيانات وصفية عن الوثيقة أوصورة الوثيقة.

1- بيانات وصفية عن الوثيقة :-

الشكل رقم (6) البيانات الوصفية للتقرير.

 

الشكل رقم (7) البيانات الوصفية للقرار

 

الشكل رقم (8) البيانات الوصفية للمراسلة.

 

الشكل رقم (9) البيانات الوصفية للمذكرة.

 

الشكل رقم (10) البيانات الوصفية للمحضر

 

2- صورة للوثيقة

   

الشكل رقم (11) شاشة استعراض صورة الوثيقة من خلال الحاسب

الشكل رقم (12) شاشة عرض الأدلة الرئيسية تتفرع منها الأدلة الفرعية

 

الهوامش



*
اعتمدت الباحثة على البرنامج الجاهز M-File  بعد إدخال بعض التعديلات عليه لإنشاء نظام الأرشيف الإلكترونى المقترح للإدارة العامة لجامعة الإسكندرية .

[1] محمد عزت عبد العزيز آمنه . تأسيس و إدارة الأرشيفات الإلكترونية : دراسة للمفاهيم و النظريات و أساليب التطبيق / إشراف سلوى على ميلاد .- إطروحة دكتوراه .- القاهرة . كلية الآداب ,2007.- ص ص 230-231

 [2]الأنترانت Interanet:-تطلق تسمية الإنترانت على التطبيق العملي لاستخدام تقنيات الإنترنت والويب في الشبكة الداخلية للمؤسسة أو الشركة، بغرض رفع كفاءة العمل الإداري وتحسين آليات تشارك الموارد والمعلومات والاستفادة من تقنيات الحوسبة المشتركة. ويعد البعض شبكة الإنترانت نموذجا مُطورا من نظام الخادم/ المستفيد(client/server)  المُعتمد في الحوسبة.

[3] محمد عزت عبد العزيز آمنه : تأسيس و إدارة الأرشيفات الإلكترونية .- المصدر السابق ,ص238.